Web
L'interface Web est la plus complète: elle comprend l'ensemble des outils du bureau virtuel, permet d'attribuer les droits d'accès et d'effectuer tous les paramétrages.
Liste des fonctionnalités
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Messages
- Centre de messages
Rassemblez toutes vos adresses e-mail (POP3, IMAP, Gmail, Yahoo, etc.) dans une interface unique accessible de partout.
Plusieurs adresses d'expéditeur
Adresse d'envoi par défaut - Noms de domaine
Utilisez éventuellement votre propre nom de domaine pour votre adresse e-mail principale. - Protection automatique
Antispam et antivirus performants.
SPF, DKIM - Messagerie unifiée
Envoyez un même message par e-mail, fax et/ou SMS. - Boîtes partagées
Une boîte partagée permet de:- Déléguer la gestion d'une boîte individuelle. Par exemple, un directeur partage sa boîte avec sa ou ses secrétaire(s).
- Gérer à plusieurs intervenants une boîte commune (service, département, adresse générique comme info@domaine, etc.)
- Accès depuis un logiciel tiers
Accédez à votre boîte e-mail depuis un logiciel classique compatible POP3(S), IMAP4(S): Microsoft Outlook, Apple Mail, Thunderbird, etc. - Relais SMTP (serveur d'envoi)
- Commentaires
- Flux RSS
Chaque dossier des Messages peut être consulté en RSS. - Listes de diffusion
- Accusés de réception
- Modèles
- Signature
- Recherche avancée
- Filtres
- Répondeur automatique
- Transfert automatique
- Notifications
Par e-mail et/ou SMS
A l'arrivée du premier nouveau message ou de chaque message - Archivage
- Centre de messages
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Calendrier
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Calendrier personnel
Par défaut, les données sont accessibles à vous seul.
Partagez votre agenda personnel et accédez à l'agenda partagé de tiers.
Superposez des agendas pour visualiser rapidement les plages libres en commun
Evénements privés. -
Calendrier de groupe
Par défaut, les données sont accessibles à tous les membres du groupe.
Droits d'accès (vue des détails, ajout et suppression) - Accès public
Dans le cas du calendrier personnel, vous pouvez diffuser et publier (sur votre site Web, par exemple) les plages occupées de votre calendrier afin que les personnes qui souhaitent un rendez-vous puissent vous faire des propositions qui vous conviennent. De manière générale, cela permet de donner une vue sur votre emploi du temps à une personne qui n'utilise pas ContactOffice (ou qui ne figure pas dans un groupe avec vous). La vue des plages occupées est généralement suffisante.Dans le cas du calendrier de groupe, vous pouvez diffuser et publier les événements organisés par votre département, service, association, etc. Dans ce cas, les détails des événements seront probablement publics également.
Un calendrier public est consulté au choix dans une interface Web très allégée de ContactOffice, soit dans un logiciel tiers.
- Calendrier par SMS
Recevez chaque jour votre emploi du temps par SMS, à l'heure choisie - Rappels
Recevez des rappels par e-mail et/ou SMS pour des événements spécifiques (rendez-vous, anniversaires, etc.) - Réunions
Lancez des invitations à des réunions et effectuez le suivi en ligne - Sondages
Chacun sait combien il est fastidieux de convenir d'une date et d'un horaire dès lors que plus de deux personnes sont impliquées. La fonctionnalité de sondage pour réunion vous permet de proposer une série de possibilités et de recueillir les votes des participants, afin de dégager la ou les possibilités qui conviennent à tous.NB: Les participants ne sont pas tenus de disposer d'un compte ContactOffice mais doivent figurer dans un carnet d'adresses privé ou de groupe.
Il n'y a pas de sondage de groupe. Un sondage est toujours créé à partir de l'environnement privé et n'apparaît jamais dans l'environnement de groupe.
- Répétition d'événements
- Evénements "all day"
- Fuseau horaire
- Couleurs
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Flux RSS
Chaque calendrier (privé ou de groupe) dispose de 4 flux RSS:- Jour courant
Semaine courante
Mois courant
30 jours (à compter du jour courant) - Importation
vCal/iCal
Synchronisation unidirectionnelle - Exportation
Événements: vCal/iCal
Vue de jour et de semaine: Format PDF - Synchronisation
Serveur CalDAV
Synchronisation avec logiciels courants sous Windows
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Calendrier personnel
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Contacts
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Contacts personnels
Par défaut, les données sont accessibles à vous seul. -
Contacts de groupe
Par défaut, les données sont accessibles à tous les membres du groupe.
Droits d'accès -
Champs
Contacts avec coordonnées complètes, adresses de messagerie instantanée, photo, commentaires personnels et plan d'accès. -
Vérification de coordonnées
Envoyez des demandes de vérification de coordonnées automatisées à vos contacts. -
Accès direct à la Messagerie
Envoyez un e-mail, un SMS ou un fax au départ de la fiche contact. -
Tags
Les tags permettent d'organiser vos données en fonction d'étiquettes telles que Urgent, Important, etc. et/ou selon des projets, des clients, etc. La première étape consiste à créer vos propres tags. -
Plan d'accès
Plan d'accès au départ de toute adresse professionnelle ou privée (fourni par Google Maps) - Recherche
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Répertoires
Version personnalisée/Version éducation: recherches dans des annuaires LDAP -
Importation
Format .csv
Format vCard
Synchronisation -
Exportation
Format vCard
Format PDF
Synchronisation -
Synchronisation
Serveur CardDAV
Synchronisation avec logiciels courants sous Windows
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Contacts personnels
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Documents
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Documents personnels
Par défaut, les données sont accessibles à vous seul. - Drag & drop
Vous pouvez effectuer un glisser-déposer d'un ou plusieurs fichiers depuis le bureau de votre ordinateur vers la liste des Documents.Cette fonctionnalité nécessite une version récente de navigateur.
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Documents de groupe
Par défaut, les données sont accessibles à tous les membres du groupe.
Droits d'accès - Boîte de dépôt
Cette fonctionnalité vous permet de recevoir des fichiers directement dans l'outil Documents plutôt que par e-mail: rapports, travaux et devoirs, etc. - Accès public
Vous pouvez de cette façon publier des formulaires, des rapports, des brochures, etc.NB: La loi interdit la diffusion de contenu pour lequel vous ne disposez pas de l'ensemble des droits d'auteur. $1 décline toute responsabilité en cas d'utilisation illégale: vous serez seul responsable en cas de poursuites judiciaires. Si vous ignorez si vous disposez des droits nécessaires pour partager publier certains fichiers, ne les partagez pas.
- Compatible avec tous les types de fichiers
.doc, .xls, .ppt, .gif, .jpeg, .bmp, .pdf, etc. - Conversion PDF
- Edition collaborative
Les Documents figurant dans un groupe peuvent être modifiés à plusieurs simultanément, chaque utilisateur travaillant sur un paragraphe à la fois. Les modifications des autres utilisateurs sont visibles en temps réel. Enfin, les utilisateurs travaillant simultanément sur un fichier ont la possibilité de converser via le clavier. - Notifications
Lors de l'ajout ou de la modification d'un document de groupe, les membres du groupe reçoivent une notification standardisée par e-mail, éventuellement accompagné d'un commentaire. - Accès direct à la Messagerie
Envoi de pièces jointes depuis les Documents - Importation
Disque virtuel - Exportation
Disque virtuel - Serveur WebDAV
- Serveurs distants
Un serveur distant est un serveur de documents distinct du bureau virtuel. Il doit autoriser les connexions WebDAV (généralement sur le port 80 (http)/443(https)) ou SMB/CIFS. En configurant un serveur distant dans le bureau virtuel, vous pouvez rassembler vos documents dans une seule interface.NB: Le serveur distant détermine les droits d'accès (lecture, écriture) sur ses dossiers et documents. Il détermine également l'espace disque disponible.
Dropbox, Google Drive
Client WebDAV/SMB/CIFS
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Documents personnels
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Disque virtuel
- Disque virtuel (WebDAV)
Accédez aisément à vos documents en ligne via un dossier spécial sur le Bureau de votre système d'exploitation (Windows, Mac, Linux): glisser-déposer, ouverture et enregistrement de documents depuis le dossier, etc..
- Disque virtuel (WebDAV)
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Messagerie instantanée
- Dialoguer avec un contact
Chats sécurisés (seuls les membres du groupe y ont accès) pour des discussions en ligne en temps réel - Ne nécessite pas de téléchargement
- Dialoguer avec un contact
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SMS
- Couverture mondiale
- Envoi depuis le carnet d'adresses
- Messagerie unifiée
Envoyez un même message par e-mail, fax et/ou SMS
Historique des SMS envoyés. - Multi-diffusion (broadcast)
Envoi d'un même SMS à une liste de destinataires - Rappels
Calendrier par SMS
Rappels d'événements par SMS - Notifications
Messages
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Fax
- Couverture mondiale
- Documents
Le fax est constitué du corps du message, les pièces jointes (.doc, .xls, etc.) étant envoyées à sa suite. - Rapports de transmission
- Envoi depuis le carnet d'adresses
- Messagerie unifiée
Envoyez un même message par e-mail, fax et/ou SMS
Historique des fax envoyés. - Prix avantageux
Les prix varient en fonction de la durée et de la destination. - Multi-diffusion
Envoi d'un même fax à une liste de destinataires - Haute définition