Généralités

  1. A quoi servent les groupes? [top]
    Les groupes vous permettent de partager des données avec d'autres utilisateurs et d'utiliser pleinement toutes les possibilités de ContactOffice.

    Le partage s'effectue de deux manières:

    • Chaque groupe dispose d'un espace propre: Documents du groupe, Calendrier du groupe, etc. Tous les membres du groupe accèdent à cet espace commun.
    • Vos données privées peuvent être partagées avec les membres de vos groupes.
    Le fait de figurer dans un groupe a les conséquences suivantes:
    • Vous pouvez voir les plages occupées (à l'exception des détails) dans les Calendriers des membres du groupe.
    • Vous pouvez discuter avec les membres via la Messagerie instantanée (si disponible) et voir s'ils sont actuellement en ligne.
    • Vous pouvez envoyer des Documents dans la boîte de dépôt d'un membre.
    • Dans vos Données personnelles, les données suivantes sont automatiquement visibles par les membres: nom, prénom, organisation, adresse e-mail et photo.
    Naturellement, il en va de même pour les autres membres.
  2. Créez des groupes simples [top]
    Créez des groupes comprenant uniquement les personnes avec lesquelles vous partagez effectivement des informations.

    Par ailleurs, il est plus efficace de créer plusieurs petits groupes au schéma de partage simple (droits identiques pour tous les membres) qu'un seul grand groupe doté d'un schéma de partage complexe (droits différents selon les membres).

  3. Exemples de groupes simples [top]
    Soit une société de 10 personnes: 1 directeur, 1 secrétaire de direction, 3 vendeurs et 5 employés à la production.
    • Un groupe comprenant les 10 personnes. On y placera les informations utiles à tous. Tout le monde aura accès aux plages occupées de ses collègues. Selon les besoins, des droits d'accès supplémentaires pourront être configurés dans les calendriers personnels afin, par exemple, que la secrétaire puisse accéder à l'emploi du temps complet du directeur.
    • Un groupe pour la vente, dont le directeur est l'administrateur. Membres: les 3 vendeurs et la secrétaire.
    • Un groupe pour la production, dont le directeur est l'administrateur. Membres: les 5 employés et la secrétaire.
    • Un groupe pour le directeur et la secrétaire: il contiendra les données plus confidentielles auxquelles eux seuls doivent accéder.
    En outre, des groupes supplémentaires peuvent se créer au gré des besoins en termes de partage, qu'ils soient permanents ou ponctuels.
  4. Accès aux données de groupe [top]
    Sélectionnez le nom du groupe dans le sélecteur d'environnement, dont la valeur par défaut est "Privé".
  5. Groupes et formule d'abonnement [top]
    Chaque membre du groupe dispose de son identifiant personnel et d'une formule d'abonnement. Dans le contexte du groupe, la formule d'abonnement des membres n'a aucune importance: toutes les formules permettent de rejoindre un groupe et tous les membres ne doivent pas disposer de la même formule. De même, le fait d'appartenir à un groupe n'a aucune influence sur la formule d'abonnement: celle-ci demeure inchangée.

Groupes dont vous êtes administrateur

  1. Définition [top]
    L'administrateur du groupe gère le groupe. Lorsque l'on crée un groupe, on en est automatiquement l'administrateur.

    Par défaut, seul l'administrateur peut ajouter, modifier et supprimer du contenu dans les outils de groupe (calendriers, documents, etc.), mais il peut accorder ces droits à certains ou tous les membres du groupe.

    L'administrateur ne peut pas quitter le groupe: s'il veut le quitter, il doit d'abord nommer un autre administrateur à sa place.

  2. Créer un groupe [top]
    Première étape: création du groupe
    1. Rendez-vous dans les Paramètres, à la section Groupes.
    2. Cliquez sur Créer un nouveau groupe
    3. Choisissez un nom explicite pour votre groupe. Ce nom doit être unique.
    4. Indiquez éventuellement une description, qui renseignera les membres sur les objectifs et/ou le contenu du groupe.
    5. Précisez si le groupe doit être visible dans le répertoire des groupes, que l'on peut interroger via une recherche. Par défaut, le groupe ne sera pas repris dans le répertoire.
    6. Précisez si le répertoire des membres doit être public. Si vous avez coché la case au point précédent, vous pouvez également choisir de publier la liste des membres du groupe.
    7. Précisez si le groupe est ouvert à tous. Si le groupe est visible dans le répertoire des groupes, n'importe qui pourra devenir membre du groupe.
    8. Cliquez sur Sauver pour créer le groupe.
    La procédure n'est pas terminée, car votre groupe n'a pas de membres ni de données.

    2ème étape: invitation des membres

    1. Cliquez sur Inviter.
    2. Sélectionnez les membres au sein des Contacts: membres de groupe existants, contacts privés ou contacts de groupe.
      Si une personne à inviter ne figure pas dans les Contacts, créez-la au besoin en cliquant sur Créer un Contact.
    3. Les membres reçoivent un e-mail d'invitation. Ils doivent accepter l'invitation pour être ajoutés au groupe.
    4. Les membres qui ont accepté l'invitation apparaissent dans la liste des membres du groupe.
      Pour relancer les membres qui n'ont pas réagi à l'invitation, rendez-vous à la section Invitations en cours et choisissez Renvoyer dans les Actions de la personne concernée.
    5. Nommez éventuellement des co-administrateurs pour vous assister. Leur statut leur permet automatiquement d'ajouter et de supprimer du contenu dans le groupe.
    3ème étape: contenu et droits d'accès
    Le fait de créer le groupe a créé des outils de groupe. Le groupe dispose de ses propres Documents, de son propre Calendrier, etc.
    A ce stade, seul vous-même, en tant qu'administrateur du groupe, êtes autorisé à ajouter du contenu dans les outils de groupe.
    1. Dans chaque outil, créez si nécessaire l'arborescence des dossiers et configurez les droits d'accès en fonction de vos souhaits. Reportez-vous à l'aide de chaque outil pour plus d'informations.
    2. Placez le contenu approprié dans le groupe.
  3. Modifier un groupe [top]
    A tout moment, l'administrateur d'un groupe peut modifier les paramètres du groupe, à l'exception de son nom.

    Cliquez sur Paramètres dans la partie droite de l'écran.

  4. Ajouter des membres [top]
    La procédure utilisée à la rubrique "Créer un groupe" peut être employée à tout moment.
  5. Retirer des membres [top]
    Lorsqu'un membre est retiré, il cesse d'avoir accès aux outils de groupe. Toutefois, le contenu qu'il a lui-même ajouté dans le groupe demeure disponible aux autres membres.

    Retirer un membre
    Dans la liste des membres du groupe, effectuez un clic droit sur le membre pour afficher ses Actions et sélectionnez Retirer.

    Retirer plusieurs membres
    Dans la liste des membres du groupe, cochez les cases en regard des membres à retirer. Ensuite, effectuez un clic droit sur un membre pour afficher ses Actions et sélectionnez Retirer.

    Retirer tous les membres
    Dans la partie droite de l'écran, cliquez sur Retirer tous les membres.

  6. Supprimer un groupe [top]
    La suppression du groupe supprimera l'ensemble du contenu figurant dans les outils de groupe. Soyez dès lors vigilant!

    La suppression du groupe n'est possible qu'une fois que tous les membres ont été retirés.

  7. Capacités du groupe [top]
    Tout comme l'environnement privé, l'environnement de groupe dispose de capacités (GB pour les documents, par exemple). Ces capacités sont fixées par le type d'abonnement de l'administrateur du groupe (le créateur du groupe). En général, l'administrateur du groupe disposera donc de l'abonnement le plus élevé.

    Exemple: une formule d'abonnement a une capacité de 1 GB pour les Documents.

    • L'administrateur dispose de 1 GB pour ses documents privés.
    • Chaque groupe créé par cet administrateur dispose aussi de 1 GB supplémentaires pour les documents. En d'autres termes, l'ensemble des documents placés dans le groupe par tous les membres (y compris l'administrateur) ne pourra excéder 1 GB.
    • Si la formule d'abonnement permet la création de 3 groupes, la capacité totale pour les Documents est de 4 GB: 1 GB pour chacun des 3 groupes et 1 GB pour les documents privés de l'administrateur.
    L'espace disponible dans l'environnement privé de chacun des membres est fixé par leur propre formule d'abonnement.
  8. Conditions pour créer un groupe [top]
    Le nombre maximal de groupes que vous pouvez créer est déterminé par votre formule d'abonnement.
  9. Nombre maximal de membres [top]
    Tout groupe a une limite en termes de nombre de membres. Elle est fixée par la formule d'abonnement de son administrateur.
  10. Nombre d'administrateurs [top]
    Il ne peut y avoir qu'un seul administrateur par groupe, du moins simultanément.
  11. Changement d'administrateur [top]
    L'administrateur actuel peut se retirer et nommer un nouvel administrateur à sa place. Pour ce faire, affichez la liste des membres du groupe et cliquez sur Devient administrateur en regard du membre qui doit être nommé administrateur.

    Etant donné que les capacités du groupe (nombre de groupes, nombre de membres et capacités pour les données de groupe) dépendent de la formule d'abonnement de son administrateur, veillez à nommer un nouvel administrateur disposant d'une formule d'abonnement allouant suffisamment de capacités.

Données de groupe

  1. Droits d'accès dans les outils de groupe [top]
    L'administrateur, assisté des éventuels co-administrateurs, détermine quels membres peuvent ajouter et/ou supprimer du contenu dans le groupe. Par défaut, seuls l'administrateur et les co-administrateurs sont autorisés à ajouter et à supprimer du contenu.

    Un membre qui ajoute du contenu détermine qui peut le modifier. Par défaut, il est le seul à être autorisé à le faire. Les administrateurs ne disposent donc pas du droit de modifier du contenu ajouté par un membre; toutefois, ils peuvent si nécessaire le supprimer.

  2. La case "Tous les membres du groupe" [top]
    Lorsque, après avoir cliqué sur Accès, vous cochez la case Tous les membres de (nom du groupe), les nouveaux membres qui rejoindraient le groupe par la suite disposeront des mêmes droits que les membres actuels.

Co-administrateurs

  1. Définition [top]
    L'administrateur du groupe peut nommer un ou plusieurs co-administrateurs afin de l'assister dans la gestion du groupe. Par exemple, un directeur, qui est l'administrateur du groupe, peut nommer son assistante à la fonction de co-administrateur afin qu'elle soit en mesure de configurer les droits d'accès dans les différents outils.

    Concrètement, un co-administrateur de groupe:

    • Dispose du droit d'ajout et de suppression de contenu dans la totalité de l'environnement de groupe: Calendrier, tous les dossiers des Documents, etc.
    • Peut modifier les droits d'accès gérés au niveau des outils (ex: Calendrier) et au niveau des dossiers (ex: Documents).
    Il ne peut donc pas effectuer les autres opérations, qui demeurent réservées à l'administrateur du groupe: modifier les paramètres du groupe, etc. Il ne peut pas non plus nommer ou révoquer des co-administrateurs.
  2. Nommer un co-administrateur [top]
    Dans la liste des membres du groupe, affichez les Actions du membre et sélectionnez Nommer co-administrateur.
  3. Révoquer un co-administrateur [top]
    Dans la liste des membres du groupe, affichez les Actions du membre et sélectionnez Révoquer le co-administrateur.

    Le co-administrateur perd tous les droits qu'il a obtenus lorsqu'il a été nommé à cette fonction. Si des droits spécifiques lui avaient été attribués préalablement (ex. : ajouter du contenu dans tel dossier), il les conserve après sa révocation.

Groupes dont vous êtes membre

  1. Chercher un groupe [top]
    Cliquez sur Rejoindre un groupe existant et entrez un terme de recherche. NB: Les groupes privés n'apparaissent jamais dans les résultats.
  2. Rejoindre un groupe [top]
    La procédure varie selon le type de groupe que vous voulez rejoindre:
    • Groupes ouverts
      Ceux-ci figurent dans le répertoire des groupes. Effectuez une recherche et cliquez sur Rejoindre.
    • Groupes fermés
      Ils figurent également dans le répertoire des groupes. Effectuez une recherche et envoyez ensuite un e-mail de candidature à l'administrateur du groupe. Son adresse e-mail apparaît dans la fiche du groupe
    • Groupes privés
      Ces groupes ne peuvent faire l'objet d'une recherche: vous devez être invité par l'administrateur pour en rejoindre un.
  3. Quitter un groupe [top]
    Avant de quitter un groupe, assurez-vous d'avoir retiré les droits d'accès spéciiques que vous avez accordés à certains membres du groupe: lire les détails de vos événements, ajouter des événements dans votre calendrier, accéder à votre boîte mail, etc. Une fois que vous avez quitté le groupe, vous ne serez plus en mesure de retirer ces droits spécifiques.

    Pour quitter un groupe, sélectionnez Quitter ce groupe.

 

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