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- Envoi de messages
- Adresses collectées
- Carnet d'adresses
- Listes de contacts
- Pièces jointes
- Affichage
- Fils de discussion
- Signature
- Messages chiffrés par mot de passe
- Signature électronique et chiffrement
- Filtres
- Recherche
- Modèles
- Classement
- Suppression de messages
- Boîtes partagées
- Relève d'adresses email externes (POP3)
- Relève d'adresses email externes (IMAP)
- Accès avec un logiciel (POP3)
- Accès avec un logiciel (IMAP4)
- Synchronisation mobile
- Synchronisation avec Outlook
- Confirmations de lecture
- Priorités
- Tags
- Commentaires
- Antispam
- Importer
- Archivage
- Impression
- Paramètres
- Compte
- Adresse(s) email avec votre propre nom de domaine
Envoi de messages
- Types de destinataires
Il y a 3 types de destinataires:- À: destinataires principaux
- Cc: destinataires en copie
- Bcc: destinataires en copie cachée
Les champs Cc et Bcc sont cachés par défaut: cliquez sur Cc/Bcc dans la partie droite de la fenêtre pour les faire apparaître.
Vous pouvez glisser-déposer des destinataires entre les différents types.
- Suggestion automatique d'adresses (autocomplétion)
Tapez quelques lettres d'un prénom, d'un nom ou d'une adresse email pour faire apparaître une liste de suggestions. Celles-ci proviennent de:- vos adresses collectées (adresses email ne figurant pas dans vos Contacts privés et auxquelles vous avez écrit récemment via l'interface Web)
- vos Contacts privés
- vos adresses d'expéditeur (visibles dans le menu déroulant De)
- vos groupes (adresses @group, pour envoyer un message à tous les membres d'un groupe)
- vos listes de contacts privées (adresses @list)
La suggestion automatique peut traiter jusqu'à 1000 adresses. Si vous en avez plus de 1000 dans les catégories listées ci-dessus, les adresses qui n'ont pas été utilisées récemment seront ignorées. Vous pourrez toujours lancer une recherche sur celles-ci.
Note: dans les versions antérieures, les suggestions provenaient de vos Contacts privés, des Contacts de groupe et des membres des groupes. Le nombre de Contacts impliqués était tel que le mécanisme était inefficace, d'où cette nouvelle approche. - Création d'un brouillon
Lors de la rédaction d'un message, cliquez sur Sauver puis sur Sauver comme brouillon pour enregistrer le message en tant que brouillon. Il n'est pas envoyé et est placé automatiquement dans le dossier Brouillons.Pour reprendre la rédaction et/ou envoyer le message, rendez-vous dans le dossier Brouillons. Pour ouvrir le message, sélectionnez-le et cliquer sur Modifier ou double-cliquez sur celui-ci.
Périodiquement, un message en cours de rédaction est automatiquement enregistré comme brouillon. Cela permet de le récupérer en cas de problème.
- Mise en forme (couleurs, etc.)
Un email peut être envoyé en format texte (format par défaut) ou en format texte enrichi (police, alignement, couleurs, images, etc.).Pour envoyer un email au format texte enrichi, créez un nouvel email et sélectionnez Texte enrichi dans Plus (sur la droite). Une barre de boutons, similaire à celle d'un traitement de texte, apparaît. Laissez le pointeur un court instant sur un bouton pour faire apparaître sa légende.
- Insérer une image
Pour insérer une image directement dans le contenu du message et non comme pièce jointe, assurez-vous que le message soit au format Texte enrichi (via le menu Plus de manière ponctuelle ou via les Paramètres de manière permanente). En effet, les images ne sont visibles que dans ce format.Dans la barre de boutons de mise en forme, cliquez sur l'avant-dernier, représentant une image. Choisissez ensuite l'image sur votre ordinateur ou dans les Documents. Enfin, appliquez éventuellement une mise en forme (alignement) en cliquant d'abord sur l'image.
Veillez à ce que le poids informatique de l'image soit raisonnable, comme pour une pièce jointe.
NB: L'image est stockée dans le dossier Mail images de vos Documents privés.
- Réponse
Lors d'une réponse à un message comportant plusieurs correspondants, vous avez la possibilité de répondre uniquement à l'expéditeur (en sélectionnant Répondre) ou à l'ensemble des correspondants (en sélectionnant Répondre à tous).Les messages auxquels vous avez répondu sont signalés par un pictogramme.
- Transmission (forward)
Par défaut, un message est transféré dans le corps d'un nouveau message et vous pouvez dès lors supprimer les éléments superflus. Dans les Paramètres des Messages, à la rubrique Général, vous pouvez opter pour un transfert en tant que pièce jointe (fichier .eml). Dans ce cas, vous ne pouvez plus supprimer du contenu.Les messages que vous avez transférés sont signalés par un pictogramme.
- Adresses d'expéditeur
Vous pouvez disposer de différentes adresses email d'expéditeur (jusqu'à 50). Ces adresses doivent être encodées dans votre fiche de données personnelles.Lors de la rédaction d'un message, cliquez sur De: pour accéder à votre fiche personnelle et ajouter (ou modifier) une adresse email.
Lors de la rédaction d'un message, sélectionnez l'adresse d'expéditeur souhaitée dans le menu déroulant figurant à côté de De:.
Vous pouvez définir l'adresse d'expéditeur par défaut dans Paramètres > Messages > Général.
- Envoi d'un SMS
Indiquez le numéro complet du destinataire au format international (code pays + zone + numéro) suivi de @SMS (ex: 32475123456@SMS). Les pièces jointes éventuelles ne sont pas envoyées à ces destinataires.
NB: Il est conseillé de signer vos SMS afin que les destinataires puissent en identifier la provenance. En outre, si vous souhaitez une réponse par SMS, indiquez votre propre numéro.Au sein d'un même message, vous pouvez combiner des destinataires email et SMS.
- Envoi d'un fax
Indiquez le numéro complet du destinataire au format international (code pays + zone + numéro) suivi de @fax (ex: 322123456@fax). Le corps du message est envoyé en tant que page de couverture, tandis que les pièces jointes sont envoyées à la suite de celle-ci.
NB: Il est conseillé de signer vos fax afin que les destinataires puissent en identifier la provenance. En outre, si vous souhaitez une réponse par fax, indiquez votre propre numéro.Au sein d'un même message, vous pouvez combiner des destinataires email et fax.
Adresses collectées
- Que sont les adresses collectées ?
Les adresses collectées sont des adresses email auxquelles vous avez écrit récemment via l'interface Web et qui ne figurent pas déjà dans vos Contacts privés. Les adresses email dans les emails envoyés depuis un logiciel externe tel qu'un client IMAP (Outlook, Thunderbird, etc.) ne seront pas collectées.
Les adresses collectées apparaissent dans la suggestion automatique d'adresses lorsque vous écrivez un email dans l'interface Web.
Si vous souhaitez synchroniser les adresses email de vos destinataires avec d'autres logiciels ou appareils, ajoutez-les à vos Contacts privés et synchronisez-les avec CardDAV ou Exchange ActiveSync. - Accès aux adresses collectées
Rendez-vous dans Paramètres > Messages > Adresses collectées. - Modifier une adresse collectée
Si le nom ou l'adresse est (devenu) incorrect (le destinataire pourrait avoir changé de fournisseur de mail ou de travail), vous pouvez effectuer les modifications après avoir cliqué sur l'adresse collectée. - Transformer une adresse collectée en contact
Cliquez sur l'adresse collectée et ensuite sur Créer contact et sauvez le nouveau contact. Toutes les adresses email présentes dans vos Contacts privés sont automatiquement supprimées de vos adresses collectées. - Supprimer une adresse collectée
Si vous ne souhaitez plus voir apparaître une adresse collectée dans la suggestion d'adresses, vous pouvez la supprimer. Déplacer le pointeur sur l'adresse collectée et cliquez sur l'icône de suppression qui apparaît.
Carnet d'adresses
- Appel du carnet d'adresses
Lors de la rédaction d'un message, vous pouvez compléter les champs À, Cc et Bcc à l'aide du Carnet d'adresses en cliquant sur À, Cc ou Bcc. - Appel du carnet d'adresses pour SMS et fax
Lorsque vous appelez le carnet d'adresses depuis À, Cc ou Bcc, celui-ci affiche des adresses email. Dans le menu déroulant dans le coin supérieur droit, sélectionnez Numéros téléphoniques pour faire apparaître les numéros permettant l'envoi de SMS ou de fax. - Envoyer un message à tous les membres d'un groupe
Cliquez sur Bcc. Sélectionnez le groupe dans le menu déroulant puis sélectionnez Membres du groupe dans la colonne de gauche. Cochez la case Tous les membres. De cette manière, les adresses ne sont pas révélées aux membres du groupe. Si vous souhaitez révéler les adresses, cliquez au départ sur À ou Cc. - Ajout aux contacts
Vous pouvez alimenter les Contacts de différentes manières:- Cliquez sur le nom d'un correspondant et choisissez Sauver dans les Contacts pour créer un nouveau Contact avec cette adresse email ou Attacher à un Contact pour associer l'adresse email à un contact existant.
- Cliquez sur un numéro de téléphone et choisissez Sauver dans les Contacts pour créer un nouveau Contact avec ce numéro ou Attacher à un Contact pour associer le numéro à un contact existant.
Listes de contacts
- Définition
Les listes vous permettent de regrouper plusieurs contacts provenant de vos différents carnets d'adresses afin d'envoyer ensuite le même message à l'ensemble de ces contacts en une seule opération.Vous pouvez regrouper au sein d'une liste plusieurs adresses en combinant éventuellement plusieurs canaux de communication (email, SMS, fax) si cette possibilité est offerte par votre abonnement.
Le nombre de listes que vous pouvez créer, ainsi que le nombre de destinataires qu'elles peuvent comporter, dépendent de votre abonnement.
Bien qu'elles puissent être bidirectionnelles (en plaçant toutes les adresses en Cc: et la vôtre en À:), les listes sont plutôt destinées à un usage unidirectionnel.
NB: Les listes ne sont pas accessibles en-dehors de ContactOffice.
- A quoi servent les listes?
Constituez des listes avec les groupes de correspondants que vous utilisez le plus souvent: supérieurs, collègues directs, étudiants, etc.Il est inutile de créer une liste comportant l'ensemble des membres d'un groupe car celle-ci est déjà disponible et se met à jour automatiquement.
Important: les listes ne sont pas destinées à l'envoi de messages en masse, a fortiori s'il s'agit de messages commerciaux non-sollicités (spams ou pourriels). Un abus peut entraîner la suspension de votre compte. Des outils spécialisés existent pour l'envoi de messages en masse.
- Création d'une liste privée
Sélectionnez Listes dans le menu Plus et sélectionnez "Privé" dans le sélecteur d'environnement. Constituez votre liste en faisant appel aux carnets d'adresses (privé et groupes). - Création d'une liste de groupe
Tous les membres du groupe peuvent toujours envoyer un message à une liste de groupe. Seul l'administrateur du groupe peut créer des listes de groupe et, par défaut, il est aussi le seul à pouvoir les modifier.Si vous êtes l'administrateur, cliquez sur Listes, sélectionnez le groupe concerné dans le sélecteur d'environnement puis créez la liste de groupe comme vous créeriez une liste privée. Pour permettre à certains ou tous les membres du groupe de modifier la liste de groupe, cliquez sur Accès en regard du nom de la liste et cochez les cases souhaitées.
- Utilisation d'une liste
Pour visualiser le contenu d'une liste, cliquez sur le nom de celle-ci.Pour envoyer un message à une liste, sélectionnez Envoyer un email dans ses Actions. Depuis un nouveau message, cliquez sur Bcc et sélectionnez ensuite Listes.
- À, Cc ou Bcc ?
Choisissez soigneusement le champ dans lequel appeler votre liste. En effet, les champs À et Cc révéleront l'ensemble des destinataires à chacun de ceux-ci. Au contraire, le champ Bcc masque les autres destinataires. - Modification d'une liste
Sélectionnez Modifier dans les Actions de la liste. - Exporter une liste
Pour exporter une liste au format CSV (données séparées par des virgules), sélectionnez Exporter dans ses Actions. Il vous suffit de copier-coller le contenu de ce fichier simple dans un autre logiciel de messagerie. - Suppression d'une liste
Sélectionnez Supprimer dans les Actions de la liste. Cela supprime la liste elle-même mais pas les Contacts qui la composent.
Pièces jointes
- Envoi de pièces jointes
Pour envoyer un fichier stocké sur votre ordinateur, cliquez sur Joindre puis sélectionnez Pièces jointes.Pour envoyer un fichier stocké dans l'outil Documents, cliquez sur Joindre et sélectionnez ensuite Documents.
- Envoi comme hyperlien
Au lieu d'envoyer un Document dans l'email, vous pouvez l'envoyer sous forme d'hyperlien. Le destinataire disposera de quelques jours pour le télécharger en cliquant sur l'hyperlien et vous pourrez en être averti lorsqu'il le fera.Cette fonctionnalité est indiquée pour les Documents volumineux mais vous pouvez l'utiliser avec des petits également.
Veuillez noter que cette fonctionnalité enverra automatiquement un email spécifique par destinataire: les destinataires ne verront donc pas les éventuels autres destinataires.
Depuis un message, sélectionnez Ajouter lien de téléchargement dans le menu Pièce jointe. Sélectionnez ensuite un ou plusieurs Documents privés ou de groupe.
Depuis les Documents, sélectionnez un ou plusieurs Documents, ouvrez les Actions et sélectionnez Envoyer puis Envoyer comme hyperlien.
- Pièces jointes reçues
Un message comportant une pièce jointe est signalé par un trombone. Lorsque le message est ouvert, les pièces jointes peuvent être:- Téléchargées sur votre ordinateur: cliquez sur Télécharger
- Enregistrées directement dans les Documents: cliquez sur Sauver dans les documents. Pour enregistrer toutes les pièces jointes en une opération, sélectionnez Sauver tous dans les Documents.
- Masquer les pièces jointes
Vous pouvez masquer les pièces jointes en cliquant sur la zone où elles apparaissent. Elles sont simplement masquées et non supprimées. - Supprimer une pièce jointe
Il est possible de supprimer une pièce jointe dans un email reçu ou envoyé afin de gagner de l'espace dans votre boîte. La suppression n'impacte que votre propre boîte et non celle de vos correspondants: une fois que vous avez envoyé un email avec une pièce jointe, le correspondant la reçoit et on ne peut rien y changer.Dans les Actions d'une pièce jointe, sélectionnez Supprimer. Une trace de la présence d'une pièce jointe subsiste, car il y avait effectivement une pièce jointe lorsque vous avez reçu ou envoyé ce message.
Affichage
- Messages non-lus
Vous pouvez afficher uniquement les messages non-lus dans un dossier en sélectionnant Non-lus uniquement dans les Actions de ce dossier. - Affichage des images externes
Si un message comporte des images externes, c'est-à-dire des images figurant sur un serveur tiers et non directement au sein du message, elles ne sont par défaut pas affichées. En effet, les images externes peuvent informer l'expéditeur que vous avez ouvert le message et il peut dès lors en déduire notamment que votre adresse est bien valide et active. C'est une information bien utile pour un spammeur.Cependant, certaines images externes sont inoffensives et améliorent la présentation du message. C'est pourquoi une alerte est affichée lorsque des images externes sont masquées: "Les images sur des serveurs tiers sont filtrées. Afficher les images dans ce message?". Cliquez sur Oui si vous souhaitez les afficher et qu'il s'agit d'un expéditeur de confiance.
- Tri des messages
Par défaut, les messages sont triés par ordre chronologique inverse (les messages les plus récents apparaissent en premier).Vous pouvez modifier ce tri en utilisant un seul de ces critères: date de réception, sujet, nom de l'expéditeur et taille du message. Pour chacun d'eux, vous pouvez opter pour l'ordre normal (alphabétique ou ascendant) ou inverse (descendant).
Pour activer un tri, sélectionnez un critère dans le menu Trier par sur la droite. Le tri demeure actif dans le dossier concerné jusqu'à votre prochaine connexion.
- Affichage de la date complète
Dans la liste des messages, passez la souris sur une date abrégée pour afficher la date complète ainsi que l'heure.
Fils de discussion
- Fils de discussion
La vue par fils de discussion classe les messages d'un dossier à la manière d'un forum: les messages d'une même conversation sont affichés hiérarchiquement, le message le plus récent étant situé en bas.NB: ContactOffice se base sur une série de critères pour associer les messages au sein de conversations. Si vous répondez à un message tout en changeant complètement le contenu de la conversation, ContactOffice ne sera pas en mesure de le déterminer et poursuivra l'association. De même, si des messages en provenance de divers expéditeurs ont un sujet identique, ils seront probablement rassemblés dans un fil de discussion.
- Activation
Pour activer cette vue, rendez-vous dans les Paramètres des Messages, à la rubrique Général. Cochez la case Fils de discussion à la section Voir. Cette vue demeure active lors des sessions suivantes.Pour revenir à la vue normale, désactivez cette même option.
- Utilisation des fils
Dans la liste sur la gauche, un fil est représenté par un seul message. Le nombre de messages total s'affiche pour chaque fil. Si le fil comporte au moins un message non-lu, il apparaît comme un message non-lu.Lorsque vous sélectionnez un fil, tous les messages qui le composent s'affichent sur la droite. Cliquez sur un message pour le lire. Les messages non-lus sont signalés par la même couleur de fond que dans la liste sur la gauche.
- Marquer un message comme lu dans un fil
Sélectionnez un fil sur la gauche puis cliquez sur un message sur la droite. Cela a pour effet de l'ouvrir et donc de le marquer comme lu. - Marquer un message comme non-lu dans un fil
Sélectionnez un fil sur la gauche puis cliquez sur un message sur la droite. Dans la barre de menus, sélectionnez "Plus/..." et ensuite Marquer comme lus.
Signature
- Créer une signature
Rendez-vous dans les Paramètres des Messages, à la rubrique Signatures. Si vous utilisez les possibilités de mise en forme (couleurs, alignements, etc.), assurez-vous que le Format par défaut défini à la rubrique Général des Messages soit Texte enrichi.Vous disposez d'une signature pour chaque adresse d'expéditeur (16384 caractères).
- Insérer une image dans une signature
Pour insérer une image (logo ou autre) dans votre signature, procédez comme suit:- Dans les Paramètres des Messages, dans la rubrique Général, à la section Edition, assurez-vous que le Format par défaut soit le format Texte enrichi. En effet, les images ne sont visibles que dans ce format.
- Dans les Paramètres des Messages, dans la rubrique Signatures, créez la partie textuelle de votre signature, en utilisant le cas échéant les possibilités de mise en forme (couleurs, etc.), puis cliquez sur l'avant-dernier bouton de la barre d'outils de mise en forme, représentant une image. Choisissez ensuite l'image sur votre ordinateur ou dans les Documents. Enfin, appliquez éventuellement une mise en forme (alignement) en cliquant d'abord sur l'image.
NB: L'image est stockée dans le dossier Mail images de vos Documents privés. Ne la supprimez pas, sans quoi elle disparaîtra de votre signature.
- Utiliser une signature
- Pour que votre signature figure au bas de chaque message envoyé, cochez Signature automatique dans Paramètres > Messages > Signatures. Si vous ne souhaitez pas signer un message donné, il vous suffit de sélectionner le texte de la signature au bas du message et de le supprimer. Vous pouvez également, dans Plus (sur la droite), choisir Désactiver dans la section Signature.
- Si vous préférez signer uniquement certains messages: rédigez le message puis, dans Plus (sur la droite), choisissez Insérer en bas ou Insérer au curseur dans la section Signature.
- Coordonnées en pièce jointe
Une autre façon de signer vos messages est d'y inclure une vCard (format standard de carte de visite, reprenant les données de votre fiche de données personnelles). Pour ce faire, lors de la rédaction d'un message, cliquez sur Pièce jointe et choisissez vCard. Toutes les données présentes dans votre fiche personnelle sont utilisées (à l'exception du champ Commentaires et des Tags). - Signature imposée
Tous les messages envoyés par les abonnements gratuits comportent une signature automatique (marketing, limitation de responsabilité, etc.). Cette signature imposée ne peut être désactivée mais n'empêche pas l'utilisation d'une signature personnelle.
Messages chiffrés par mot de passe
- Que sont les messages chiffrés par mot de passe ?
Cette fonction vous permet d'envoyer un message sécurisé à n'importe quelle adresse email. Le destinataire pourra le lire immédiatement en introduisant le mot de passe que vous lui aurez communiqué par un autre moyen. Il n'aura donc rien à installer ni à configurer. Il ne devra pas non plus créer de clés OpenPGP.
Le destinataire recevra un email avec un lien lui permettant de lire votre message sur ContactOffice et, si vous le souhaitez, un indice quant au mot de passe utilisé. Le destinataire a la possibilité de répondre au message de manière tout aussi sécurisée; vous pourrez lire sa réponse avec le même mot de passe que pour l'envoi.
La confidentialité du message repose naturellement sur le fait que le mot de passe ne soit pas connu ou deviné par un tiers. - Envoyer un message chiffré par mot de passe
Rédigez un email comme d'habitude et cliquez sur Chiffrement. Deux possibilités vous sont alors proposées; choisissez Chiffrement par mot de passe. Concernant Chiffrement avec OpenPGP, reportez-vous à la rubrique "Signature électronique et chiffrement" de l'aide en ligne.
Choisissez soigneusement un mot de passe que vous communiquerez par un autre moyen au destinataire (oralement, au téléphone, par SMS, etc.). N'utilisez jamais votre mot de passe ContactOffice, votre phrase secrète protégeant votre clé privée ou tout autre mot de passe sensible. Indiquez éventuellement un indice. Veuillez noter que l'indice ne sera pas chiffré et pourra donc être lu par n'importe qui.
Par défaut, les messages chiffrés par mot de passe expirent après une semaine, mais vous pouvez définir une durée différente ou spécifier que le message ne doit jamais expirer. Après la date d'expiration, le destinataire ne pourra plus lire le message. Enfin, cliquez sur Envoyer pour expédier votre message.
Le message est conservé dans votre dossier habituel et exige le mot de passe pour être ouvert. Vous pourrez toujours le lire, même après sa date d'expiration. Attention: si vous supprimez le message avant sa date d'expiration, le destinataire ne sera plus en mesure de le lire.
Signature électronique et chiffrement
- Pourquoi signer vos messages ?
Le courrier électronique a été conçu de manière telle qu'il ne vérifie pas si un email a bien été envoyé par le propriétaire de l'adresse email de son expéditeur. Cela explique que vous puissiez recevoir des messages qui semblent provenir d'une institution bancaire, d'un fournisseur ou encore d'une connaissance. A l'inverse, des tiers malintentionnés pourraient également renseigner votre adresse email comme expéditeur. Il ne leur est pas nécessaire de pirater votre boîte: le simple fait de connaître votre adresse email est suffisant.La signature électronique permet de s'assurer que l'expéditeur d'un email est bien le propriétaire de l'adresse. De même, elle permet à vos correspondants de s'assurer que vous êtes bien l'expéditeur des messages qu'ils reçoivent de votre part.
- Pourquoi chiffrer vos messages ?
Le courrier électronique a été conçu de manière telle que le contenu des emails circule de manière lisible sur Internet. Le trajet qu'emprunte un email peut être particulièrement long et impliquer dès lors de nombreux intermédiaires. Par ailleurs, des robots agissant pour le compte des services de renseignement ou de réseaux criminels sont à l'écoute. Il faut également mentionner qu'il est techniquement possible de modifier un email durant son trajet à travers les serveurs.Le chiffrement permet de rendre le contenu de vos messages illisibles pour des tiers: seul le destinataire peut le lire. De la même manière, vous seul pouvez prendre connaissance des emails qui vous sont destinés. Sachez cependant que le sujet d'un e-mail chiffré n'est jamais lui-même chiffré.
- Votre paire de clés
La signature électronique et le chiffrement reposent tous deux sur l'utilisation d'une paire de clés, celles-ci se présentant sous la forme de fichiers informatiques:- Une clé privée (ou secrète), que vous ne transmettez en aucun cas à qui que ce soit. Elle est en outre protégée par un mot de passe, appelé "phrase secrète". Tout le système repose sur le caractère secret de la clé privée et de la phase secrète.
- Une clé publique, que vous pouvez transmettre librement et même publier sur Internet.
- La signature électronique consiste à signer un email avec votre clé privée.
Le logiciel du destinataire comparera votre signature avec votre clé publique et indiquera que l'email est correctement signé. - Le chiffrement consiste à coder un email avec la clé publique du destinataire.
Le logiciel du destinataire comparera le contenu de l'email avec la clé privée du destinataire et indiquera que l'email est correctement chiffré et que son contenu n'a pas été modifié. Il déchiffrera le message pour permettre sa lecture, le message continuant à être stocké sous sa forme chiffrée.
Remarque: publier une clé publique sur un serveur de clés est irréversible. Votre nom, votre prénom et l'adresse email associée seront également publiés et vous ne pourez pas les modifier ou les supprimer ensuite. Cependant, la publication permettra à d'autres utilisateurs de trouver votre clé publique facilement.
Ce système de paire de clés est un standard; son nom est OpenPGP.
- Votre trousseau de clés
Votre trousseau contient non seulement votre propre paire de clés mais également les clés publiques que vous y ajoutez. Le système repose sur la confiance que vous accordez à chaque clé. En effet, avant d'ajouter une clé publique, vous devez vous assurer qu'elle appartient à la personne réelle.L'ajout de la clé publique d'un correspondant permet à ContactOffice de valider un email signé par lui, lire un email chiffré par lui et encore de lui envoyer un email chiffré.
- Comment démarrer ?
Voici quelques pistes utiles pour commencer à utiliser ces fonctionnalités.- Il ne s'agit pas nécessairement de basculer dans un fonctionnement où vous ne communiquez plus que par messages chiffrés. Selon la confidentialité du message et la capacité technique de la messagerie du destinataire à gérer le chiffrement, vous optez pour un email normal ou chiffré, au cas par cas. En effet, au contraire d'autres solutions qui imposent de chiffrer la totalité de vos messages et/ou de ne communiquer qu'avec les utilisateurs de leur plate-forme, ContactOffice vous laisse une totale liberté.
- Vous pouvez signer électroniquement tous vos messages. Du côté du destinataire, il se pourrait que son système de courrier électronique ne soit pas pourvu de la fonctionnalité de validation de signature, mais cela ne l'empêchera pas de pouvoir lire vos messages.
- Étant donné que le chiffrement consiste à coder un email avec la clé publique du destinataire, cela implique que celui-ci ait créé sa paire de clés et que vous disposiez de sa clé publique. Commencez dès lors par identifier quelques correspondants qui pourraient être intéressés à communiquer de manière chiffrée avec vous. Si vos correspondants sont également utilisateurs de ContactOffice (vos collègues, ou d'autres membres de votre organisation, par exemple), le processus s'en trouvera grandement facilité.
- Pour une performance optimale, il est recommandé de ne pas dépasser 5 Mo pour le poids total des pièces jointes lorsque vous utilisez le chiffrement et/ou la signature électronique.
- Un élément d'une politique de sécurité
Le chiffrement ne constitue qu'un élément d'une politique de sécurité. En effet, si votre mot de passe ContactOffice et/ou votre phrase secrète sont très faciles à deviner ou écrits sur un post-it sur le bord de votre écran, le chiffrement de vos emails risque bien d'être compromis. - Informations techniques
Nous supportons les clés OpenPGP basées sur l'algorithme RSA pour le chiffrement/déchiffrement et les opérations liées à la signature électronique. Si vous disposez déjà de votre paire de clés et qu'elle a été générée par un algorithme RSA, nous recommandons une taille totale des pièces jointes entre 3 et 5 Mo pour des performances optimales de chiffrement/déchiffrement.
Les clés OpenPGP basées sur l'algorithme ECC (Curve25519) sont également supportées mais uniquement pour le chiffrement et le déchiffrement.
Toutes les clés OpenPGP devraient être "ASCII Armored".
Filtres
- Définition
Les filtres vous permettent d'effectuer des actions sur tous les emails entrants (y compris ceux des adresses externes que vous relevez en POP3) répondant à certaines conditions. Ils ne s'appliquent pas aux spams, sauf si les expéditeurs figurent en liste blanche. - Accès aux filtres
Rendez-vous dans les Paramètres, choisissez Messages et enfin Filtres. - Créer un filtre
Cliquez sur Nouveau. Entrez les données suivantes:- Description: donnez un nom explicite au filtre afin de pouvoir le gérer plus facilement.
- Conditions: indiquez au moins une condition. Pour en ajouter une, cliquez sur le bouton +. Pour en retirer une, cliquez sur le bouton -. Si vous indiquez plusieurs conditions, déterminez si elles doivent toutes être vraies (toutes les) ou si au moins une doit être vraie (certaines des).
- Actions: indiquez au moins une action via le menu déroulant. Pour en ajouter une, cliquez sur le bouton +. Pour en retirer une, cliquez sur le bouton -. Suivant l'action choisie, vous devrez indiquer l'une ou l'autre donnée (dossier dans lequel le message doit être classé, etc.).
- Liste noire
Il n'y a pas de fonctionnalité appelée "liste noire" mais vous pouvez obtenir le même résultat à l'aide des Filtres. Si vous souhaitez bloquer des adresses ou domaines d'expéditeur, créez un filtre qui aura pour action Détruire. L'expéditeur sera toujours en mesure de vous envoyer des messages, mais vous ne les verrez pas dans votre boîte mail et ils n'utiliseront pas son quota. Soyez vigilant lorsque vous créez la condition pour un tel filtre. Vous pouvez également utiliser l'action Classer dans Corbeille afin d'éviter la destruction immédiate. - Modifier un filtre
Vous pouvez à tout moment modifier un filtre en cliquant sur son nom. - Ordre des filtres
Les filtres sont exécutés par ordre d'apparition, en commençant par le filtre en haut de la liste. Des ordres différents pourraient donner des résultats différents. Utilisez si nécessaire l'action Stopper évaluation, qui indique que les filtres suivants ne doivent pas être exécutés.Pour remonter un filtre dans la liste, affichez ses Actions et sélectionnez Vers le haut.
Pour descendre un filtre dans la liste, affichez ses Actions et sélectionnez Vers le bas. - Désactiver un filtre
Cliquez sur le bouton coulissant tout à droite du filtre. Le filtre est de ce fait désactivé mais pas détruit. Vous pourrez le réactiver au besoin. - Supprimer un filtre
Affichez les Actions du filtre et sélectionnez Supprimer.
Recherche
- Recherche dans les outils et les environnements
Un champ de recherche figure dans la partie supérieure droite de l'écran. Entrez un mot ou le début d'un mot pour lancer une recherche.La recherche peut s'effectuer dans différents outils :
- Si elle est lancée alors qu'un outil est actif (les Messages, par exemple), elle s'effectue dans les données de cet outil.
- Si aucun outil n'est actif (c'est le cas dans la page d'accueil, juste après la connexion), elle s'effectue alors dans tous les outils. La liste des résultats précisera de quel type de données il s'agit. Pour revenir à la page d'accueil, cliquez sur le logo dans la partie supérieure gauche.
- Si elle est lancée depuis l'environnement privé (vos Documents privés, par exemple), elle s'effectue dans cet environnement.
- Si elle est lancée depuis un groupe, elle s'effectue uniquement dans ce groupe.
- Vous pouvez étendre ou restreindre la recherche en cliquant sur le triangle pour faire apparaître l'écran de recherche avancée. A la section Rechercher dans, sélectionnez Privé ou Privé + Groupes. Dans ce dernier cas, la recherche s'étendra à l'ensemble des groupes.
- Recherche avancée
La plupart des outils sont munis d'une recherche avancée, les critères proposés étant adaptés aux différents outils. - Affichage des résultats
Les résultats sont limités à 200 et s'affichent par ordre de pertinence. - Dernière recherche
Vous pouvez afficher les résultats de la dernière recherche en cliquant sur Résultats de la recherche dans la partie gauche de l'écran. - Recherche au départ d'un correspondant
Cliquez sur le nom d'un correspondant (destinataire ou expéditeur) et sélectionnez Messages reçus et envoyés pour rechercher tous les messages échangés avec lui. - Tri des résultats pour les Messages
Par défaut, les résultats d'une recherche dans les Messages sont triés par date. Dans les Paramètres, dans la section Messages, à la rubrique Général, vous pouvez opter pour un tri par pertinence. - Syntaxe dans le champ de recherche
- Si vous entrez plusieurs mots, la recherche renverra les données qui contiennent tous ces mots. Si vous entrez "OR" entre les mots, la recherche renverra les données qui contiennent l'un des mots.
- La recherche ne fait pas de différence entre les majuscules et les minuscules
- Vous pouvez ajouter une étoile (*) après au moins 4 caractères pour représenter tous les mots débutant par ces caractères.
- vacances Hawaii (équivalent à vacances AND Hawaii) renverra les données contenant les mots vacances et Hawaii.
- Maui OR Hawaii renverra les données contenant les mots Maui ou Hawaii.
- "super vacances" (avec les guillemets) renverra les données contenant l'expression "super vacances".
- "info*" renverra les données contenant des mots débutant par info (informatique, informaticien, informations, etc.).
- virus -ordinateur renverra les données contenant le mot "virus" mais pas le mot "ordinateur".
Modèles
- Définition
Un modèle est un email prêt à l'envoi et permettant de gérer plus efficacement des situations fréquentes: demandes d'information, réponses à des questions, etc.Comme tout email, un modèle peut comporter des pièces jointes.
Une fois que le modèle est appelé (en tant que nouveau message ou comme réponse à un message reçu), le message peut être personnalisé au cas par cas avant l'envoi sans que le modèle en soit affecté pour les utilisations ultérieures.
- Créer un modèle
Créez un nouveau message, rédigez le modèle en incluant un sujet pour l'identifier. Cliquez ensuite sur Sauver et sélectionnez Sauver comme modèle. - Utiliser un modèle
Pour répondre à un message avec un modèle, choisissez Répondre et puis Avec modèle, choisissez le modèle approprié et adaptez si nécessaire le contenu du message (le modèle n'en sera pas affecté) avant de l'envoyer.Pour envoyer un nouveau message avec un modèle, sélectionnez Message depuis modèle dans le menu Nouveau.
Classement
- Dossiers
Chaque message doit figurer dans un dossier. Le nombre de messages non-lus est affiché. Un dossier dont un sous-dossier contient des messages non-lus s'affiche en gras.Certains dossiers sont créés automatiquement et ne peuvent être renommés ni déplacés: Réception (messages reçus), Envoyés (messages envoyés), Corbeille, Brouillons, Modèles et Spam?.
Vous pouvez créer des dossiers supplémentaires pour organiser au mieux vos messages, en créant éventuellement des filtres afin de classer automatiquement les messages dans le bon dossier lors de leur arrivée.
- Créer un dossier
Sélectionnez le dossier-racine (un niveau au-dessus de Réception), affichez ses Actions et choisissez Nouveau dossier. Entrez un nom et appuyez sur la touche Entrée. - Déplacer un dossier
Deux possibilités vous sont proposées:- Sélectionnez le dossier à la souris et déposez-le sur le dossier de destination.
- Affichez les Actions du dossier et sélectionnez Déplacer.
- Renommer un dossier
Rendez-vous dans un dossier et choisissez ensuite Renommer dans le menu Actions associé à chaque dossier. - Détruire un dossier
Précautions:- Supprimer un dossier signifie supprimer tous les messages qui y sont contenus, de même que les sous-dossiers et leur contenu
- Une fois la Corbeille vidée, la suppression est irréversible; soyez dès lors bien attentif lors des opérations!
- Plutôt que de simplement supprimer des dossiers, vous pouvez également les archiver (voir la section correspondante).
NB: Le dossier ne sera effectivement supprimé que lorsque la Corbeille aura été vidée. Si vous avez envoyé un dossier à la Corbeille par erreur, vous pouvez l'y retrouver. Ne le laissez pas dans la Corbeille car celle-ci peut se vider automatiquement.
- Sous-dossiers
Vous pouvez créer des sous-dossiers dans tous les dossiers excepté "Envoyés" et "Spam?".Pour créer un sous-dossier, cliquez d'abord sur le nom du dossier principal dans la partie gauche de l'écran et choisissez ensuite Nouveau dossier dans le menu Actions associé à chaque dossier.
- Nombre de messages dans un dossier
Affichez les Actions du dossier pour faire apparaître le nombre de messages total dans ce dossier. Ce nombre ne comprend pas les messages figurant dans les sous-dossiers mais eux aussi affichent leur nombre total de messages.NB: L'arborescence des dossiers affiche le nombre de messages non-lus pour chacun et non le nombre total.
- Classer un message dans un dossier
Deux possibilités vous sont proposées:- Sélectionnez le message à la souris et déposez-le sur le dossier de destination.
- Affichez les Actions du message et sélectionnez Déplacer.
Suppression de messages
- Suppression d'un message
Cochez le message concerné (ou sélectionnez-le), affichez ses Actions et sélectionnez Supprimer. Vous pouvez également déplacer le message vers la Corbeille par glisser-déposer.NB: Le message ne sera effectivement supprimé que lorsque la Corbeille aura été vidée. Si vous avez envoyé un message à la Corbeille par erreur, vous pouvez l'y retrouver. Ne le laissez pas dans la Corbeille car celle-ci peut se vider automatiquement.
- Suppression d'une sélection de messages
Précautions:- Une fois la Corbeille vidée, la suppression de messages est irréversible; soyez dès lors bien attentif lors des opérations!
- Plutôt que de simplement supprimer des messages, vous pouvez également les archiver (voir la section correspondante).
NB: Les messages ne seront effectivement supprimés que lorsque la Corbeille aura été vidée. Si vous avez envoyé des messages à la Corbeille par erreur, vous pouvez les y retrouver. Ne les laissez pas dans la Corbeille car celle-ci peut se vider automatiquement.
- Vidange de la Corbeille
Affichez les Actions de la Corbeille et sélectionnez Vider la corbeille. - Suppression automatique de messages dans la Corbeille
Les messages placés depuis quelques jours dans la Corbeille sont supprimés automatiquement. Le nombre de jours figure dans le message d'alerte en haut du dossier Corbeille.
Boîtes partagées
- Qu'est-ce qu'une boîte partagée ?
Une boîte partagée désigne le partage de l'adresse principale de l'outil Messages avec un ou plusieurs membres de groupe.
Si vous partagez votre propre boîte, les membres que vous aurez choisis disposeront d'un accès complet à celle-ci pour la gérer avec vous. Ils pourront dès lors lire et envoyer des messages, répondre aux messages reçus, classer et supprimer des messages, etc.
De même, vous pourriez vous aussi accéder à des boîtes partagées et y effectuer toutes ces opérations.
Les boîtes partagées peuvent être consultées uniquement dans l'interface Web. - A quoi sert une boîte partagée ?
Une boîte partagée permet de:- Déléguer la gestion d'une boîte individuelle. Par exemple, un directeur partage sa boîte avec son ou ses assitant(s).
- Gérer à plusieurs intervenants une boîte commune (service, département, adresse générique comme info@example.com, etc.)
- Partager une boîte
NB: Seuls certains abonnements permettent le partage de la boîte email. Par contre, n'importe quel abonnement autorise l'accès à une boîte partagée.
Comme pour les autres outils, le partage d'une boîte mail ne s'envisage que dans le cadre d'un groupe : pour partager votre boîte avec un utilisateur, celui-ci doit avoir au moins un groupe en commun avec vous.
Les utilisateurs qui accèdent à la boîte partagée disposent d'un accès total : ils ont accès à tous les dossiers (y compris les messages que vous avez envoyés par le passé) et disposent de tous les droits. Ils peuvent également voir les Contacts figurant dans votre environnement Privé. Toutefois, ils ne peuvent pas les modifier ni en ajouter.
Attention! Ne partagez pas une boîte à la légère : outre les raisons évidentes de confidentialité, tenez également compte du fait que le partage rend possible la suppression de messages par un utilisateur que vous aurez autorisé.
Veuillez noter les particularités suivantes lorsque vous partagez votre boîte :- Les noms et adresses email de vos Contacts privés seront affichés dans la suggestion automatique d'adresses email. Vous demeurez le seul à pouvoir ajouter, modifier et supprimer des Contacts privés.
- Toutes vos adresses d'expéditeur, y compris vos alias, sont également affichées, afin de permettre la sélection automatique de la bonne adresse d'expéditeur lors d'une réponse.
NB: Le partage avec l'ensemble des membres d'un groupe en une opération est volontairement désactivé. En effet, une personne pourrait rejoindre le groupe ultérieurement sans que vous en soyez averti et dès lors accéder à vos Messages. - Accéder à une boîte partagée
Si vous disposez de l'accès à au moins une boîte partagée, le sélecteur d'environnement (le menu déroulant qui affiche par défaut "Environnement : privé") apparaît dans l'outil Messages. Naviguez dans ce menu pour accéder à la boîte concernée. Si l'on vient de vous donner accès à une boîte partagée et que le sélecteur d'environnement n'apparaît pas, déconnectez-vous puis reconnectez-vous.
Veuillez noter les particularités suivantes lorsque vous accédez à une boîte partagée :- Si vous le souhaitez, vous pouvez créer une signature pour chaque adresse d'expéditeur de la boîte partagée. Ces signatures seront utilisables par vous uniquement.
- Vos Paramètres concernant la visualisation et la mise en forme des Messages sont d'application (la police par défaut, par exemple).
- Vous pouvez gérer les filtres, le message d'absence ainsi que les adresses collectées.
- La recherche s'effectue dans les messages de la boîte partagée.
- Lorsque vous appelez les Contacts lors de la rédaction d'un message, les Contacts du propriétaire de la boîte partagée sont affichés, de même que les Contacts des groupes qu'il a en commun avec vous.
- Lorsque vous enregistrez un expéditeur en tant que contact au départ d'un email, seuls les groupes que vous avez en commun avec le propriétaire de la boîte partagée sont affichés. Naturellement, vous ne pourrez créer un contact dans un groupe que si vous disposez du droit d'Ajouter du contenu.
- Accès aux Paramètres (filtres, message d'absence)
Si vous avez accès à une boîte partagée, vous pouvez également gérer son message d'absence, ses filtres et ses adresses collectées.
Pour ce faire, rendez-vous dans les Paramètres comme d'habitude et sélectionnez l'adresse de la boîte partagée dans le menu déroulant. Veuillez à ce que les Paramètres conviennent à tous les utilisateurs de la boîte partagée.
Dans le contexte d'une boîte partagée, les filtres suivants ne sont pas accessibles car ils n'ont pas accès aux données personnelles du propriétaire de la boîte: notifications (SMS, email, Jabber/XMPP) et attribution de tags. - Suggestion automatique d'adresses et boîtes partagées
Lorsque vous accédez à une boîte partagée, les suggestions proviennent des:- adresses collectées de la boîte partagée (adresses email qui ne figurent pas dans les Contacts privés de la boîte partagée et auxquels on a écrit récemment)
- Contacts privés de la boîte partagée
- adresses d'expéditeur de la boîte partagée (visibles dans le menu déroulant De)
Les utilisateurs de la boîte partagée peuvent uniquement modifier et supprimer les adresses collectées de celle-ci. - Tags et boîtes partagées
Chaque utilisateur dispose de ses propres tags. Pour que les tags fonctionnent dans le contexte d'une boîte partagée, tous les utilisateurs qui y ont accès doivent dès lors s'accorder sur une liste de tags et les créer dans leur propre compte. Chacun peut disposer de tags supplémentaires, à condition de ne pas les employer dans la boîte partagée. - Accès depuis un logiciel tiers
Les boîtes partagées auxquelles vous avez accès s'affichent automatiquement dans un client IMAP. Chaque boîte figure dans un dossier portant son nom et commençant par un tilde (~) et dispose de sa propre arborescence.
A noter:- Bien que les clients de messagerie permettent d'afficher une ou plusieurs boîtes secondaires (les boîtes partagées auxquelles vous avez accès) dans l'arborescence de la boîte principale (votre propre boîte), ils ne gèrent malheureusement pas le fait que plusieurs dossiers Boite de réception, Corbeille, Spam, etc. figurent dans la même arborescence. Dès lors, des fonctionnalités comme la suppression d'un message via le clavier ne fonctionneront pas comme attendu: les messages seront déplacés vers la corbeille de votre propre adresse. Pour supprimer un message d'une boite partagée, il faut manuellement déplacer le message vers la Corbeille de celle-ci. {0} ne fait que traiter les commandes envoyées par les clients de messagerie et n'a pas la possibilité d'utiliser une autre Corbeille que celle qu'il lui est demandé d'utiliser.\n
- Les boîtes partagées ne sont pas disponibles dans la synchronisation mobile (Exchange ActiveSync).
- Même si les appareils iOS affichent bien la boîte partagée en IMAP, ils n'affichent pas les messages
- Ne plus partager une boîte
À tout moment, vous pouvez cesser de partager votre boîte. Rendez-vous dans les Partager la boîte, passez la souris sur le membre à supprimer et cliquez sur l'icône -. La modification est prise en compte immédiatement.
Relève d'adresses email externes (POP3)
- Adresse externe POP ou IMAP?
Vos éventuelles autres adresses email peuvent être configurées ici afin de vous permettre de recevoir et d'envoyer des messages. La plupart des serveurs tiers proposent un mode POP et un mode IMAP.- Choisissez POP pour rassembler toutes vos adresses email dans la boîte de l'outil Messages.
- Choisissez IMAP pour gérer vos adresses email dans des boîtes distinctes. IMAP facilite aussi la gestion d'une même boîte depuis plusieurs accès: interface Web, logiciel de messagerie sur ordinateur, smartphone, tablette, etc.
- Accès aux adresses e-mail externes
Rendez-vous dans les Paramètres des Messages à la section Adresses externes. - Fonctionnalités
ContactOffice peut relever la plupart des adresses email tierces: adresses POP3 (fournisseurs d'accès, etc.), Google, Yahoo, etc. Cela vous permet de rassembler toutes vos adresses email dans une interface unique accessible de partout.Vous pouvez organiser vos messages avec des filtres.
- Ajouter une adresse externe en POP3
Dans les Adresses externes, cliquez sur Nouveau. Cliquez sur un des grands fournisseurs si votre adresse est fournie par un de ceux-ci; le nom du serveur et la sécurisation de la connexion seront gérés automatiquement.Dans le cas contraire, cliquez sur Autre (POP). Vous devez renseigner manuellement l'adresse du serveur et opter de préférence pour une connexion sécurisée, pour autant qu'elle soit disponible.
Veillez au choix des options: par défaut, les messages sont supprimés du serveur tiers. Des explications plus détaillées sont disponibles dans cette section.
- Option: laisser les messages sur le serveur
Les messages seront conservés sur le serveur tiers. Activez cette option avec prudence car elle peut causer deux types de problèmes.D'une part, si le serveur n'est jamais vidé, il pourrait saturer et dès lors refuser de nouveaux messages entrants. Assurez-vous de nettoyer régulièrement votre boîte sur le serveur tiers.
D'autre part, afin de déterminer quels messages sont nouveaux, ContactOffice stocke la liste des messages déjà téléchargés. Cette liste est limitée. Si le serveur tiers comporte davantage de messages que cette liste, la relève ne pourra plus s'effectuer: la relève automatique sera désactivée et la relève manuelle échouera.
- Option: décharger uniquement les nouveaux messages
Si vous laissez les messages sur le serveur externe, assurez-vous d'activer cette option afin que seuls les nouveaux messages soient téléchargés. - Option: relève automatique
Les messages seront téléchargés automatiquement, même si vous n'êtes pas connecté. - Relève manuelle
Affichez les Actions de l'adresse concernée et sélectionnez Relever uniquement ce compte. Cliquez sur Relever tous les comptes dans la barre de menus pour relever l'ensemble des adresses POP3. Une barre de progression vous informe de l'état d'avancement. Vous pouvez interrompre la relève à tout moment en cliquant sur Annuler.Pour vous dispenser de la relève manuelle, vous pouvez activer la relève automatique.
- Adresse d'expéditeur pour les réponses
Si vous relevez une adresse externe via POP3, ajoutez cette adresse dans vos Données personnelles. La bonne adresse email sera automatiquement sélectionnée lors d'une réponse à un message reçu. - Modifier une adresse externe en POP3
La modification du compte peut être nécessaire si un paramètre a été mal introduit, si votre mot de passe a changé ou si vous souhaitez modifier les options.Affichez les Actions de l'adresse concernée et sélectionnez Modifier.
- Supprimer une adresse externe POP3
Affichez les Actions de l'adresse concernée et sélectionnez Supprimer. Les messages présents dans l'outil Messages ne sont pas affectés par la destruction de l'adresse externe. Si vous l'aviez ajoutée à vos Données personnelles, vous pouvez la supprimer également.
Relève d'adresses email externes (IMAP)
- Adresse externe POP ou IMAP?
Vos éventuelles autres adresses email peuvent être configurées ici afin de vous permettre de recevoir et d'envoyer des messages. La plupart des serveurs tiers proposent un mode POP et un mode IMAP.- Choisissez POP pour rassembler toutes vos adresses email dans la boîte de l'outil Messages.
- Choisissez IMAP pour gérer vos adresses email dans des boîtes distinctes. IMAP facilite aussi la gestion d'une même boîte depuis plusieurs accès: interface Web, logiciel de messagerie sur ordinateur, smartphone, tablette, etc.
- Fonctionnalités
Vous pouvez consulter des boîtes email hébergées sur un serveur IMAP tiers.Avec le client IMAP, les dossiers et les messages seront simplement visualisés dans l'interface de ContactOffice mais n'y seront pas stockés, afin d'éviter un double stockage des messages. Seul le serveur tiers stocke donc les messages.
Il est normal que les performances soient inférieures car il doit aller chercher les messages sur le serveur tiers via Internet, ce qui est plus lent que d'aller les chercher sur ses propres serveurs.
Les messages que vous envoyez depuis ContactOffice sont stockés dans le dossier des messages envoyés sur le serveur tiers. Lors de la rédaction d'un message, assurez-vous cependant que l'adresse d'expéditeur sélectionnée correspond à l'adresse configurée dans le serveur distant.
Les fonctionnalités suivantes sont gérées si le serveur distant les supporte :
- Tags (NB: un tag ne peut cependant comporter des espaces)
- Recherche
- Tris
- Limitations
En raison du fait que les messages ne sont pas stockés dans ContactOffice, cette fonctionnalité s'accompagne de limitations. Les fonctions suivantes ne sont pas disponibles :- Confirmations de lecture
- Filtres
- Commentaires sur un message
- Archivage
- Vue par fils de discussion
- Importation de messages dans un serveur distant
En outre:
- Il n'est pas possible de déplacer un dossier entre une adresse IMAP et votre adresse principale. En effet, cette fonctionnalité n'est pas destinée à l'importation de messages.
- Le fait qu'un message comporte des pièces jointes n'est pas signalé.
- Le fait que vous ayez répondu à un message ou que vous l'ayez transféré est signalé, mais uniquement jusqu'à votre prochaine connexion.
- Pour accéder au client IMAP, vous devez disposer d'une adresse email principale dans ContactOffice, même si vous ne l'utilisez pas.
- Accès aux adresses e-mail externes
Rendez-vous dans les Paramètres des Messages à la section Adresses externes. - Configuration
- Dans les Adresses externes, cliquez sur Nouveau.
- Cliquez sur Autre (IMAP).
- Dans le champ email, introduisez l'adresse email exacte sur le serveur distant. Cette adresse sera ajoutée automatiquement dans vos données personnelles en tant qu'adresse d'expéditeur, afin de vous permettre d'envoyer des messages avec celle-ci.
- Dans le champ type, optez pour une connexion IMAP ou IMAP-S (sécurisée)
- Introduisez enfin l'adresse du serveur, de même que votre identifiant et votre mot de passe sur celui-ci.
- Cliquez sur Sauver et cochez la case en regard du serveur distant pour l'activer.
NB: Certains serveurs IMAP stockent tous les dossiers dans la boîte de réception. En conséquence, ContactOffice affichera les messages de la boîte de réception dans le dossier portant le nom de l'adresse IMAP externe et non dans un dossier appelé explicitement "Réception". Les autres dossiers seront également affichés dans ce dossier principal.
Accès avec un logiciel (POP3)
- Fonctionnalités
Si votre abonnement le permet, vous pouvez relever votre boîte électronique avec un logiciel traditionnel. - Logiciels compatibles
Tous les logiciels compatibles POP3: Microsoft Outlook, Courrier pour Windows, Thunderbird, Apple Mail, etc. - Configuration du logiciel
Créez un nouveau compte dans votre logiciel et introduisez les paramètres suivants:- Identifiant: IDENTIFIANT
- Mot de passe du compte POP3: votre mot de passe sur ContactOffice
- Serveur POP3: pop.contactoffice.com
- Port: 995
- Chiffrement: TLS/SSL
- Authentification: normale (également appelée LOGIN ou PLAIN)
Pour plus d'explications sur la création d'un compte POP3 dans votre logiciel, consultez l'aide de celui-ci.
- Relais SMTP (serveur d'envoi)
Le relais SMTP (serveur d'envoi) permet d'utiliser toujours le même serveur: il n'est donc plus nécessaire de le modifier à chaque fois que vous changez de réseau.Créez un nouveau serveur d'envoi dans votre logiciel et introduisez les paramètres suivants:
- Identifiant: IDENTIFIANT
- Mot de passe: votre mot de passe sur ContactOffice
- Serveur SMTP: smtp.contactoffice.com
- Port: 465
- Chiffrement: TLS/SSL
- Authentification: normale (également appelée LOGIN ou PLAIN)
Pour plus d'explications sur la création d'un serveur d'envoi dans votre logiciel, consultez l'aide de celui-ci.
NB: Le relais SMTP n'est pas destiné à l'envoi de messages non-sollicités ni à l'envoi massif de messages (sollicités ou pas). Afin de garantir une qualité de service, des quotas sont d'application quant au nombre de messages et au nombre de destinataires par message. L'administration se réserve le droit de bloquer l'accès au relais SMTP sans préavis en cas d'usage abusif.
- Accès POP3 et interface Web
Si vous configurez votre logiciel pour laisser les messages sur le serveur, vous pourrez à tout moment les consulter dans l'interface Web. Toutefois, veillez à ne pas dépasser le quota alloué à votre boîte électronique.Si vous configurez votre logiciel pour supprimer les messages sur le serveur, ceux-ci seront placés dans la Corbeille. Cela ne vous oblige pas à vous connecter de temps en temps à l'interface Web pour la vider: elle sera vidée automatiquement si de nouveaux messages entrants le nécessitent.
Si vous avez créé des filtres qui classent des messages dans d'autres dossiers que le dossier de Réception, ils ne seront pas relevés par votre logiciel. Les messages figurant dans le dossier "Spam?" ne seront pas non plus relevés: vérifiez de temps en temps via l'interface Web si un message valide ne s'y trouve pas. La relève en IMAP permet de résoudre ces deux limitations de POP3.
Accès avec un logiciel (IMAP4)
- Fonctionnalités
Si votre abonnement le permet, vous pouvez relever votre boîte électronique avec un logiciel traditionnel.Avantages d'IMAP par rapport à POP3
- IMAP vous permet d'accéder à la totalité de vos messages (y compris ceux figurant dans des dossiers personnels ou dans le dossier "Envoyés"), alors que POP3 ne concerne que les nouveaux messages dans la boîte de réception. En d'autres termes, IMAP effectue une synchronisation entre ContactOffice et un logiciel ; vous pouvez naturellement restreindre la synchronisation aux dossiers fréquemment utilisés. En configurant votre logiciel pour qu'il télécharge les messages complets (et pas uniquement les en-têtes), vous disposez d'un accès offline à votre messagerie.
- IMAP conserve toujours les messages sur le serveur : selon les circonstances, vous pouvez accéder à ceux-ci via l'interface Web de ContactOffice ou via votre logiciel de courrier électronique sans risque de perte de messages.
- IMAP est plus rapide car, par défaut, il ne télécharge dans un premier temps que les en-têtes des messages (expéditeur, sujet, etc.). Ce n'est que lorsque vous voulez lire un message que la totalité du contenu est téléchargée. En conséquence, vous devez être connecté à Internet pour lire les messages (à l'exception de ceux qui ont été téléchargés en totalité).
- Logiciels compatibles
Tous les logiciels compatibles IMAP4: Microsoft Outlook, Courrier (Windows), Thunderbird, Apple Mail, etc. - Configuration du logiciel
Créez un nouveau compte dans votre logiciel et introduisez les paramètres suivants:- Identifiant: IDENTIFIANT
- Mot de passe du compte IMAP4: votre mot de passe sur ContactOffice
- Serveur IMAP4: imap.contactoffice.com
- Port: 993
- Chiffrement: TLS/SSL
- Authentification: normale (également appelée LOGIN ou PLAIN)
Pour plus d'explications sur la création d'un compte IMAP4 dans votre logiciel, consultez l'aide de celui-ci.
Particularités
- Les noms des dossiers n'étant pas standardisés, le logiciel pourrait ne repérer que la Boîte de réception et la Corbeille. Les autres dossiers spéciaux (Éléments envoyés et Brouillons) pourraient ne pas être repérés et le logiciel créera ses propres dossiers. Afin que le logiciel utilise les dossiers de ContactOffice, modifiez les noms des dossiers respectivement en "Sent Items" (et non pas "Sent") et "Drafts". Dans Outlook, affichez les propriétés du compte IMAP, sélectionnez l'onglet IMAP et modifiez le nom du dossier.
- Dans Outlook, lors de la première connexion, seul le dossier "Boîte de réception" est coché pour la synchronisation. Cochez d'autres dossiers si vous souhaitez qu'ils soient eux aussi synchronisés.
- Lorsque vous répondez à un message dans votre logiciel, le message de réponse est conservé dans un nouveau dossier de votre compte IMAP nommé "Éléments envoyés". Vous pouvez si vous le souhaitez déplacez le message vers le dossier "Envoyés" de ContactOffice.
- Relais SMTP (serveur d'envoi)
Le relais SMTP (serveur d'envoi) permet d'utiliser toujours le même serveur: il n'est donc plus nécessaire de le modifier à chaque fois que vous changez de réseau.Créez un nouveau serveur d'envoi dans votre logiciel et introduisez les paramètres suivants:
- Identifiant: IDENTIFIANT
- Mot de passe: votre mot de passe sur ContactOffice
- Serveur SMTP: smtp.contactoffice.com
- Port: 465
- Chiffrement: TLS/SSL
- Authentification: normale (également appelée LOGIN ou PLAIN)
Pour plus d'explications sur la création d'un serveur d'envoi dans votre logiciel, consultez l'aide de celui-ci.
NB: Le relais SMTP n'est pas destiné à l'envoi de messages non-sollicités ni à l'envoi massif de messages (sollicités ou pas). Afin de garantir une qualité de service, des quotas sont d'application quant au nombre de messages et au nombre de destinataires par message. L'administration se réserve le droit de bloquer l'accès au relais SMTP sans préavis en cas d'usage abusif.
- Accès IMAP4 et interface Web
L'accès IMAP4 ne modifie rien à vos messages dans l'interface Web.Lorsque vous supprimez un message dans votre logiciel, son titre apparaît barré dans l'interface Web de ContactOffice. Cela signifie que le message a été supprimé dans le logiciel mais pas sur le serveur. Pour les effacer sur le serveur, faites appel à la commande spéciale de votre logiciel ("Vider les messages supprimés" dans le menu Edition d'Outlook).
- Importation et exportation de messages
L'accès IMAP4 est un moyen facile d'importer des messages déjà reçus et/ou envoyés avec un logiciel traditionnel ou, inversement, d'exporter dans un logiciel traditionnel des messages reçus et/ou envoyés.Les messages déjà envoyés et/ou reçus dans votre logiciel sont liés à un compte existant (ci après appelé compte habituel). Créez un compte supplémentaire, de type IMAP4, connecté à ContactOffice et déplacez ensuite les messages (ou les dossiers) par glisser-déposer (drag&drop) d'un compte à l'autre. Ensuite, supprimez le compte IMAP4.
- Importation de messages: déplacez les messages du compte habituel vers le compte IMAP4.
- Exportation de messages dans le logiciel: déplacez les messages du compte IMAP4 vers le compte habituel.
Synchronisation mobile
- Fonctionnalités
Synchronisez les applications de votre smartphone (iPhone, iPad, Android, etc.) avec les Messages, Calendriers et Contacts de ContactOffice. Accédez aux données de ContactOffice directement dans les applications du téléphone (ex: l'application Calendrier de l'iPhone) et synchronisez-les.Vous pouvez synchroniser plusieurs appareils, ContactOffice jouant le rôle du serveur de synchronisation. Votre abonnement définit le nombre maximal d'appareils que vous pouvez synchroniser.
Si un problème devait survenir durant une synchronisation (perte du réseau, téléphone déchargé, etc.), la synchronisation suivante considérera que les données à jour figurent sur ContactOffice.
Enfin, cette synchronisation conserve les données figurant déjà sur votre téléphone.
- Données locales et données du serveur
Les données déjà présentes sur votre appareil seront conservées sur celui-ci. Les données présentes dans ContactOffice seront ajoutées dans une autre "couche": si vous désactivez la synchronisation ultérieurement, cette couche disparaîtra.
Votre appareil doit savoir où stocker les données que vous créez: sur l'appareil ou dans ContactOffice. Pour le calendrier et les contacts, assurez-vous de sélectionner votre compte ContactOffice dans les apps respectives. - iPhone/iPad
- Assurez-vous de disposer d'une connexion stable et rapide.
- Rendez-vous dans les 'Réglages' de votre appareil.
- Appuyez sur 'Mots de passe et comptes'.
- Dans 'Comptes', appuyez sur 'Ajouter un compte'.
- Appuyez sur 'Exchange'.
- Entrez votre adresse email ContactOffice et une description telle que 'ContactOffice'.
- Appuyez sur 'Suivant'.
- L'alerte suivante apparaît: "Souhaitez-vous vous connecter à votre compte Exchange ContactOffice en utilisant Microsoft ?". Appuyez sur 'Configurer manuellement' puisque votre compte ContactOffice n'est pas hébergé sur les serveurs de Microsoft.
- Entrez le mot de passe de ContactOffice.
- Appuyez sur 'Suivant'.
- Entrez le serveur: fr.contactoffice.com. Entrez le nom d'utilisateur: IDENTIFIANT (votre identifiant ContactOffice)
- Appuyez sur 'Suivant' et votre appareil va tester la configuration. Il va, en standard, synchroniser 5 types de données (Mail, Contacts, Calendrier, Rappels et Notes). Désactivez les Rappels et les Notes car ContactOffice ne les gère pas. Désactivez d'autres outils si vous le souhaitez.
Appuyez ensuite sur 'Enregistrer'
Note : à la fin de cette étape, les données commencent à être téléchargées. La durée de la première synchronisation dépend naturellement du nombre de données. - Par défaut, votre appareil synchronise les emails pour une période d'un mois. Vous pouvez modifier cette période dans 'Mots de passe et comptes' > 'ContactOffice' > 'Emails à synchroniser'
- Android (Samsung, etc.)
Étant donné la grande variété des versions d'Android, il ne nous est pas possible de fournir un guide détaillé pour chacune d'entre elles.En toute généralité:
- Assurez-vous de disposer d'une connexion stable et rapide.
- Rendez-vous dans les 'Paramètres' de votre appareil.
- Rendez-vous dans l'onglet 'Comptes' et appuyez sur 'Comptes' en-dessous de 'Mes comptes'.
- Appuyez ensuite sur 'Ajouter compte'.
- Appuyez sur 'Microsoft Exchange ActiveSync'.
- Entrez les informations de connexion à ContactOffice, probablement via la 'Configuration manuelle':
- Adresse email: votre adresse email ContactOffice
- Identifiant: IDENTIFIANT
- Mot de passe: votre mot de passe ContactOffice
- Serveur: fr.contactoffice.com
- TLS/SSL: oui
- Votre appareil tente à présent de se connecter au serveur.
Attention, cela peut prendre quelques minutes avant que des données soient visibles. - Adaptez les paramètres selon vos souhaits.
- Donnez un nom à votre connexion et appuyez ensuite sur 'Terminé'.
- La synchronisation des données débute.
Si ce n'est pas le cas, retournez aux étapes 2 et 3 et appuyez ensuite sur 'Synchroniser tous'.
La durée de la première synchronisation dépend naturellement du nombre de données.
- Autres
Tous les appareils et logiciels capables de se synchroniser avec un serveur Exchange (protocole ActiveSync) peuvent se synchroniser avec ContactOffice:- Windows Mail (Windows 8 & Windows 10)
- eM Client
- etc.
Synchronisation avec Outlook
- Fonctionnalités
Outlook (>= 2013) se synchronise directement avec ContactOffice.La synchronisation avec Outlook porte sur la messagerie, vos contacts et votre calendrier. Les données figurant dans ContactOffice apparaîtront dans Outlook, mais dans un compte séparé. Les données déjà présentes dans Outlook n'apparaîtront pas dans ContactOffice, sauf si vous les importez dans ContactOffice.
Note: Outlook se déconnectera du serveur si un problème survient lors d'une synchronisation. Pour vous reconnecter au serveur, sélectionnez l'onglet "Envoyer/Recevoir" et cliquez deux fois sur le bouton "Hors connexion".
- Configuration
- Sélectionnez l'onglet "Fichier"
- Dans la colonne à gauche, sélectionnez "Informations" s'il n'est pas déjà sélectionné et cliquez ensuite sur le bouton "Ajouter un compte".
- Sélectionnez "Configuration manuelle ou types de serveurs supplémentaires". Cliquez sur "Suivant"
- Sélectionner "Service compatible Outlook.com ou Exchange ActiveSync". Cliquez sur "Suivant"
- Indiquez votre nom, votre adresse email, le serveur de messagerie (fr.contactoffice.com), votre nom d'utilisateur (IDENTIFIANT) et votre mot de passe ContactOffice. Cliquez sur "Suivant".
- Cliquez sur "Terminer".
Confirmations de lecture
- Définition
Une confirmation de lecture confirme que le message a été ouvert par le destinataire, mais cela ne garantit pas pour autant qu'il a été effectivement lu. Par ailleurs, le destinataire n'est jamais tenu d'envoyer une confirmation de lecture, même s'il a bel et bien lu le message. Il se peut également que son logiciel de courrier électronique ne propose pas cette fonctionnalité.La confirmation de lecture se présente sous la forme d'un email; son contenu varie selon le logiciel d'email utilisé. Habituellement, son sujet cite celui du message original.
- Demande d'une confirmation de lecture
Lors de la rédaction d'un message, sélectionnez Confirmation de lecture dans Plus (sur la droite). - Envoi d'une confirmation de lecture
Lorsqu'un message reçu demande une confirmation de lecture, le texte suivant apparaît au-dessus de celui-ci: "Votre correspondant demande à être informé de l'ouverture de ce message. Envoyer une confirmation de lecture?". Cliquez sur Oui ou Non.
Priorités
- Définition
La priorité d'un email est destinée à signaler au destinataire le degré d'urgence d'un message. Elle n'a aucun effet sur les serveurs de courrier électronique eux-mêmes: un message doté d'une haute priorité ne sera pas envoyé plus rapidement. - Donner une haute priorité
Lors de la rédaction d'un message, sélectionnez Haute priorité dans Plus (sur la droite). - Visualiser la priorité
Un message doté d'une haute priorité ou de la plus haute priorité apparaît avec un point d'exclamation rouge.
Tags
- A quoi servent les tags?
Les tags permettent d'organiser vos données en fonction d'étiquettes telles que Urgent, Important, etc. et/ou selon des projets, des clients, etc. La première étape consiste à créer vos propres tags. - Accès aux tags
Sélectionnez n'importe quelle donnée, affichez ses Actions et sélectionnez Tags. - Créer un tag
Affichez les tags de n'importe quelle donnée et cliquez sur Ajouter. Entrez un nom et choisissez éventuellement une couleur pour ce tag. - Modifier un tag
Les noms des tags ne peuvent être modifiés une fois qu'ils ont été créés. Vous pouvez néanmoins modifier leur couleur. - Supprimer un tag
Dans la partie gauche de l'écran, affichez les Actions du Tag et sélectionnez Supprimer. - Attribuer un tag à une donnée
Sélectionnez Tags dans les Actions de la donnée. Dans la fenêtre des tags, cochez une ou plusieurs cases selon les tags que vous souhaitez attribuer. Vous pourrez par la suite attribuer d'autres tags ou en retirer.Autre méthode: sélectionnez un Tag sur la gauche sans relâcher le bouton de la souris et déplacer le Tag sur la donnée concernée (glisser-déposer). Vous pouvez également partir de la donnée et la déposer sur le Tag.
- Afficher les données avec un tag donné
Il existe deux possibilités:- Cliquez sur un tag dans la partie gauche de l'écran. Si la liste des tags n'est pas affichée, ouvrez-la d'abord en cliquant sur le triangle. Pour revenir à la vue normale, cliquez sur le dossier courant (Mon calendrier, Mes contacts, etc. selon l'outil).
- Ouvrez la recherche avancée et sélectionnez un tag.
- Attribuer un tag avec les filtres
Les filtres vous permettent d'attribuer un tag automatiquement en fonction de certaines conditions (expéditeur, sujet, etc.). - Synchronisation des tags avec des logiciels tiers
Si vous utilisez un logiciel tiers pour accéder à vos messages en IMAP et que celui-ci gère les tags, ils seront synchronisés pour autant qu'ils existent dans ContactOffice et dans le logiciel tiers. Les tags ne sont pas créés automatiquement.
NB: Outlook 2016 ne supporte pas les tags (ou catégories).
Commentaires
- Ajouter un commentaire
Vous pouvez ajouter un commentaire à un email. Il sera distinct de l'email lui-même et ne sera visible que par vous seul.Sélectionnez Commentaire dans les Actions d'un message. Les messages munis d'un commentaire sont signalés par un pictogramme.
- Attribuer un commentaire avec les filtres
Les filtres vous permettent de créer un commentaire automatiquement en fonction de certaines conditions (expéditeur, sujet, etc.).
Antispam
- Définition
L'antispam agit au niveau du serveur de réception du courrier électronique et examine chaque message entrant afin d'éliminer automatiquement les spams ou pourriels (courriers commerciaux non sollicités).Les filtres n'entrent en action qu'après l'antispam : un répondeur automatique (défini dans les filtres) ne répondra pas aux spams.
- Notifications
Les messages considérés comme spams sont automatiquement placés dans le dossier Spam?. Vérifiez cependant de temps en temps qu'un message valide n'y figure pas. - Marquer un email comme n'étant pas du spam
Il peut arriver qu'un message légitime soit considéré comme un spam (pourriel) et figure dès lors dans le dossier Spam?. Si vous souhaitez signaler ce fait, sélectionnez Marquer dans les Actions et choisissez ensuite Comme non spam. Le message est automatiquement déplacé dans la boîte de réception et le système s'améliorera ainsi au fil du temps. - Marquer un email comme spam
Si un spam (pourriel) n'a pas été détecté comme tel et que vous souhaitez le rapporter, sélectionnez Marquer dans les Actions et choisissez ensuite Comme spam. Le message est automatiquement déplacé dans le dossier Spam? et le système s'améliorera ainsi au fil du temps. - Vider le dossier Spam
Dans les Actions du dossier Spam, sélectionnez Supprimer définitivement tous les spams pour les effacer immédiatement, sans passer par la Corbeille. - Liste blanche
La liste blanche comporte une liste d'adresses email ou de domaines pour lesquels aucun filtrage antispam ne sera appliqué: les messages en provenance de ces adresses ou domaines vous parviendront toujours, dans le sens où ils ne seront jamais refusés ni classés dans le dossier Spam. Toutefois, les messages contenant des virus connus seront toujours refusés.
Attention: La liste blanche contient des adresses email et non des personnes: un spammeur pourrait utiliser une adresse de votre liste blanche comme adresse d'expéditeur.
Rendez-vous dans Paramètres puis Messages et sélectionnez Liste blanche. Cliquez dans la barre de menus sur le bouton Ajouter une adresse email ou un domaine.- Pour placer en liste blanche toutes les adresses email de votre organisation, ajoutez simplement la partie droite de votre adresse email (par exemple : "societe.com"). Il est déconseillé de placer en liste blanche des domaines comportant des millions d'adresses, tels que Gmail.com.
- Pour placer un simple expéditeur en liste blanche, ajoutez simplement son adresse.
- Pour désactiver complètement l'antispam, cochez la case Désactiver l'antispam pour tous les messages entrants.
- Dossier Spam et liste blanche
Si vous déplacez un message depuis le dossier Spam, il vous sera proposé de placer l'adresse de l'expéditeur ou son domaine en liste blanche. Plus aucun message envoyé par cette adresse ou ce domaine n'aboutira donc dans le dossier Spam.
Importer
- Importer des fichiers
Cette fonctionnalité n'est pas actuellement conçue pour l'importation massive de messages: la taille du fichier d'importation est limitée à 50 Mo.
Cette fonction vous permet d'importer des emails au format .eml (Outlook).- Placez les fichiers .eml dans un dossier appelé "mail".
- Répartissez éventuellement les fichiers .eml dans des sous-dossiers dont le nom correspond à ceux de l'interface (ex. "Réception", "Envoyés", etc.). Si le sous-dossier n'existe pas, il sera créé automatiquement lors de l'importation
- Zippez le dossier "mail".
- Cliquez sur Importer et sélectionnez le fichier .zip
- Importation et exportation de messages
L'accès IMAP4 est un moyen facile d'importer des messages déjà reçus et/ou envoyés avec un logiciel traditionnel ou, inversement, d'exporter dans un logiciel traditionnel des messages reçus et/ou envoyés.Les messages déjà envoyés et/ou reçus dans votre logiciel sont liés à un compte existant (ci après appelé compte habituel). Créez un compte supplémentaire, de type IMAP4, connecté à ContactOffice et déplacez ensuite les messages (ou les dossiers) par glisser-déposer (drag&drop) d'un compte à l'autre. Ensuite, supprimez le compte IMAP4.
- Importation de messages: déplacez les messages du compte habituel vers le compte IMAP4.
- Exportation de messages dans le logiciel: déplacez les messages du compte IMAP4 vers le compte habituel.
Archivage
- Définition
L'archivage vous permet de conserver des messages d'un dossier en-dehors de l'outil Messages, afin de libérer de l'espace de stockage sans pour autant supprimer d'anciens messages.Les messages sont archivés sous la forme d'un fichier .eml (format Outlook) compressé au format .zip et placé dans l'outil Documents, pour autant que l'espace disponible soit suffisant.
- Créer une archive
- Placez-vous tout d'abord dans le dossier (ou le sous-dossier) dont vous souhaitez archiver des messages.
- Si vous souhaitez n'archiver que certains messages, sélectionnez-les préalablement en cochant les cases correspondantes.
- Cliquez ensuite sur Archiver sous le nom du dossier et déterminez si vous voulez archiver uniquement les messages sélectionnés, tous les messages ou encore tous les messages plus anciens qu'une date de votre choix. Une option vous permet d'effacer automatiquement les messages concernés une fois qu'ils auront été archivés.
- L'archive est créée automatiquement et placée dans l'outil Documents, pour autant que l'espace nécessaire soit disponible. Le fichier d'archivage a pour nom sa date de création mais vous pouvez bien entendu le renommer.
- Utiliser une archive
Vous pouvez stocker votre archive dans l'outil Documents et/ou la télécharger sur votre ordinateur.Pour consulter une archive, il est impératif de la télécharger et de l'ouvrir par double clic. La liste des messages archivés apparaît; ces derniers sont au format .eml (compatible Outlook) et s'ouvrent eux aussi par un double clic.
Impression
- Impression de messages
Affichez les Actions du message et sélectionnez Imprimer.
Paramètres
- Accès aux Paramètres
Vous pouvez accéder aux Paramètres de plusieurs manières:- Lorsque vous êtes dans un outil, cliquez sur le bouton "..." dans les Actions et choisissez Paramètres.
- Cliquez sur votre nom dans la partie supérieure droite de l'écran pour faire apparaître le menu et choisissez Paramètres.
- Dans le menu horizontal des outils, choisissez l'icône des Paramètres. Note: cette icône a été retirée dans les versions les plus récentes.
- Afficher les images externes
Si un message comporte des images externes, c'est-à-dire des images figurant sur un serveur tiers et non directement au sein du message lui-même, elles ne sont par défaut pas affichées. En effet, les images externes peuvent informer l'expéditeur que vous avez ouvert le message et peuvent notamment en déduire que votre adresse est bien valide et active. C'est une information bien utile pour un spammeur.Toutefois, si vous souhaitez toujours afficher les images externes, activez cette option.
- Mode compact
Dans le mode compact, la liste des messages dans un dossier affiche un plus grand nombre de messages, dans la mesure où chacun de ceux-ci n'occupe qu'une seule ligne, alors qu'il en occupe normalement deux. - Transfert automatique
A la rubrique Transfert automatique, indiquez l'adresse email souhaitée. Les emails transférés sont automatiquement effacés du compte qui effectue le transfert.Pour mettre fin au transfert automatique, supprimez l'adresse figurant dans ce champ.
Attention: Veillez à ne pas créer de boucles! Si l'adresse fournie pour le transfert automatique renvoie elle-même à la première, cette boucle se traduira par une multiplication effrénée des messages, voire la perte de tous les messages. De même, si vous relevez une adresse email externe en POP3 et que vous transférez tous les emails reçus à cette même adresse, il y aura une boucle.
- Message d'absence
Activez le message d'absence lorsque vous ne pourrez accéder à votre boîte pendant quelques temps (vacances, voyage, etc.). Vous pouvez spécifier les dates de début et de fin. Vous pouvez également modifier le sujet et le message par défaut. Il est conseillé d'ajouter un message, afin d'avertir vos correspondants de votre date de retour, de la personne à contacter pour les urgences, etc.
Un même correspondant ne sera averti qu'une seule fois à chaque activation du message d'absence. Seuls les 100 premiers correspondants sont toutefois pris en compte: les suivants recevront un message d'absence à chaque fois qu'ils vous enverront un message. - Notification par email
Une notification d'arrivée d'email peut être envoyée à votre adresse email externe principale. Sélectionnez "Une seule fois" pour être averti si au moins un nouveau message est arrivé ou "Chaque email" pour recevoir une notification à l'arrivée de chaque message. Les spams ne déclenchent pas de notifications, sauf si les expéditeurs figurent en liste blanche.
Si vous souhaitez recevoir une notification pour certains expéditeurs ou sujets uniquement, créez plutôt un filtre. - Notification par SMS
Une notification d'arrivée d'email peut être envoyée sur votre téléphone mobile. Sélectionnez "Une seule fois" pour être averti si au moins un nouveau message est arrivé ou "Chaque email" pour recevoir une notification à l'arrivée de chaque message. Les spams ne déclenchent pas de notifications, sauf si les expéditeurs figurent en liste blanche.
Si vous souhaitez recevoir une notification pour certains expéditeurs ou sujets uniquement, créez plutôt un filtre.
Compte
- Taille maximale d'un message entrant
La taille maximale du message que vous pouvez recevoir (corps de texte et pièces jointes) est fixée par l'espace disponible dans votre boîte aux lettres. Celui-ci dépend d'une part de l'espace disque accordé par votre abonnement et d'autre part de l'espace déjà occupé. Une jauge d'utilisation figure sous la liste des dossiers.Pour augmenter l'espace disponible, archivez ou effacez d'anciens messages ou procurez-vous un abonnement supérieur.
En outre, quel que soit votre abonnement, un message reçu ne peut dépasser 50 Mo.
- Suffixes d'adresses ("plus addressing")
Vous pouvez communiquer à un correspondant ou dans un formulaire sur le Web votre adresse email complétée par un suffixe. Vous pourrez de cette façon être informé du fait que cette adresse suffixée a été communiquée à des tiers. Si votre adresse a la forme prenom.nom@example.com, une adresse suffixée a la forme prenom.nom+suffixe@exemple.com. Exemple: paul.dupont@exemple.com devient paul.dupont+amazon@exemple.com. Cette fonctionnalité a pour nom le "plus addressing" ou "sub addressing". - Alias
Un alias est une seconde adresse pour une seule et même boîte mail. Les messages envoyés à l'alias arrivent donc dans la même boîte.
Pour créer un alias, rendez-vous dans les Paramètres des Messages, à la rubrique Alias. Entrez la partie gauche de l'alias souhaité. Le domaine (ou partie droite) doit correspondre à celui de votre adresse principale.
Votre abonnement définit le nombre d'alias dont vous pouvez disposer.
Adresse(s) email avec votre propre nom de domaine
- Qu'est-ce qu'une adresse email avec propre nom de domaine ?
Au lieu d'une adresse email construite sur le nom de domaine de ContactOffice, vous pouvez utiliser votre propre nom de domaine directement sur nos serveurs, ceux-ci devenant les serveurs emails officiels pour votre nom de domaine.Conditions
- Etre titulaire d'un nom de domaine. Nous ne vendons pas de noms de domaine: si vous n'en disposez pas, veuillez en acquérir un auprès d'une société tierce.
- Etre titulaire d'un abonnement payant.
Implications
- Vous conservez votre adresse sur le domaine ContactOffice et l'adresse sur votre nom de domaine est ajoutée en alias.
- Tous les emails envoyés à n'importe quelle adresse de votre nom de domaine aboutiront sur nos serveurs: il n'est donc pas possible de transférer certaines adresses uniquement.
- Ajouter un domaine mail
Dans les Paramètres, sélectionnez Messages et ensuite Domaines. Cliquez sur Ajouter un domaine email. Entrez un nom de domaine. Choisissez ensuite une des deux méthodes de validation afin de prouver que vous êtes le propriétaire du domaine: charger un fichier sur votre site ou créer un enregistrement DNS de type TXT. Suivez les instructions à l’écran et cliquez sur Vérifier.
Une fois la vérification effectuée, les étapes suivantes de l'assistant s’afficheront : serveurs email pour votre domaine (MX) et mesures pour empêcher l’envoi de messages par un tiers (SPF, DKIM et DMARC). Suivez les explications de l’assistant.
Votre abonnement détermine le nombre de domaines dont vous pouvez disposer. - Supprimer un nom de domaine email
Vous pouvez supprimer un domaine email à la condition que plus aucune adresse email ne l’utilise dans ContactOffice. S'il y a toujours des adresses utilisant le domaine, vous pouvez conserver les comptes mais vous devrez remplacer les adresses.
Dans la liste des domaines, passez le curseur sur le domaine concerné et cliquez sur l’icône de suppression. - Remplacer votre adresse email par une adresse sur votre nom de domaine
Si vous avez créé votre adresse principale sur le nom de domaine de ContactOffice, vous pouvez la remplacer par une adresse sur un de vos noms de domaine.
Rendez-vous dans Paramètres > Administration > Utilisateurs. Sélectionnez votre compte et modifiez votre adresse email. Si vous souhaitez conserver votre adresse ContactOffice actuelle, recréez-la en tant qu'alias.
NB: si vous venez de valider votre domaine, vous devrez vous déconnecter et vous connecter à nouveau pour voir la liste des utilisateurs.
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